Dateiablage und Dokumenten-Management in Microsoft 365

Ein Gastbeitrag von Dirk Schulze-Bahr, IT-Allrounder und Systemadministrator im Nebenberuf in einer Event-Agentur

Vor einigen Jahren habe ich unsere Agentur von einem On-Premise Dateiserver auf einen Cloud-Service (Box.com) migriert. Einfach nur deshalb, weil ich einfach keine Ahnung von der Administration eines Dateiservers hatte. Ich praktiziere nur im Nebenberuf als Systemadministrator – was mit den richtigen Werkzeugen aber Spaß macht.

Natürlich kamen einige andere Vorteile hinzu: mobiler Zugriff möglich ohne irgendwelche VPN-Tunnel konfigurieren zu müssen, keine Server-Updates mehr selbst einspielen, die Backups wurden vom Anbieter durchgeführt und über Synchronisations-Clients war der Serverinhalt ohnehin auf mehreren Anwender-Rechnern lokal kopiert und somit gesichert, sodass ich ruhig schlafen konnte. Kostet halt Speicher und Bandbreite.

Die Versionierung und die Wiederherstellung versehentlich gelöschter Dateien aus dem Papierkorb haben das Arbeiten an Dokumenten weiter entspannt. Kurz: Eine Cloud-Lösung hat einfach einige Vorteile im täglichen Arbeiten gegenüber einer On-Premise-Lösung. Und in unserem Fall war das damals auch noch kostengünstiger.

Was sich nicht geändert hat war, dass nach wie vor nicht mehrere Personen gleichzeitig in einer Datei arbeiten konnten. Es wurden auch immer noch Dateien per Mail hin und her geschickt anstelle von Links auf eine zentral gespeicherte Datei. Folglich wusste nach wie vor niemand genau, welches jetzt gerade die aktuelle Version ist und wer welche Änderungen vorgenommen hat. Zumindest Letzteres haben wir durch die Anpassung der Arbeitsprozesse in den Griff bekommen.

Das Hin- und Herwechseln zwischen dem Datei-Explorer und der Browseroberfläche, um bspw. Dateien freizugegeben, war weiterhin etwas umständlich. Die Dateisuche funktionierte auch nur über die Weboberfläche wirklich gut. Auch beim Synchronisieren ergaben sich Fehler und Zeitverzögerungen, die das Arbeiten im Team erschwert haben und Reparaturen erforderten.

Kurzum: Ein Datei-Server ist für die Anwender ein Hygienefaktor, sie sollten ihn einfach nicht bemerken. Auf meine Dokumente greife ich im Datei-Explorer des Betriebssystems zu, dass sie gesichert sind setze ich voraus und dass ich die aktuelle Version eines Dokuments vor mir habe ebenso. Wenn ich eine Präsentation öffne, möchte ich sehen, wer gleichzeitig mit mir daran arbeitet, und die Änderungen sollen bitte harmonisiert in einer Datei stattfinden. Und das Ganze über alle Endgeräte hinweg, egal, ob ich per Smartphone, Tablet oder PC zugreife und auch egal, über welches Betriebssystem.

Und wenn dann die Benutzer happy sind, sollte es der Admin auch sein. Dazu braucht es ein einfaches und stabiles Rechtemanagement und einen Überblick, wer Zugriff auf welche Dateien hat. Und das Ganze bitte auch sicher – was hier neben 2-Faktor-Authentifizierung und Datensicherheit auch DSGVO-Konformität beinhaltet.

Die Lösung der oben genannten Probleme ist uns dann vor einem Jahr mit OneDrive und SharePoint gelungen. OneDrive ist der Speicherplatz für die persönlichen Dateien eines Mitarbeiters und SharePoint der für die Dateien, auf die mehrere Mitarbeiter Zugriff haben. Klingt einfach, hat mich allerdings etwas Zeit gekostet, das zu verstehen.

SharePoint- und OneDrive-Dateien sind nahtlos in Windows 10 integriert, mehrere Nutzer können Dateien gleichzeitig bearbeiten – vom PC, Smartphone oder Tablet, die Anwender haben alle Ordner-Dateien im Blick und entscheiden, welche offline als Kopie verfügbar sein sollen. Und Dateifreigaben funktionieren direkt aus dem Datei-Explorer oder den mobilen OneDrive-Anwendungen für iOS und Android heraus. Und – mein Favorit: automatisches Speichern in Word, Excel und PowerPoint, d.h. man muss nicht mehr paranoid alle paar Minuten manuell speichern, sondern das System speichert automatisch im Sekundenrhythmus – was ja auch so sein muss, wenn man zu Mehreren in einer Datei arbeitet und die Änderungen in Echtzeit sehen muss. Und alle genannten Features sind auch auf dem Mac verfügbar, auch Files-on-Demand ist gerade im Roll-out für Mac Mojave.

Die Administration von OneDrive und SharePoint ist unkompliziert. Sehr schnell kann festgelegt werden, welche Möglichkeiten der Dateifreigabe es gibt und welche Clients auf die Daten zugreifen dürfen. So können Zugriffe mobiler Clients auf Wunsch komplett ausgeschlossen werden. Es kann außerdem festgelegt werden, ob Mitarbeiter Dateien mit Externen teilen dürfen. Das reicht für unsere Zwecke erstmal völlig aus. Da Microsoft 365 ein Mobile Device Management (MDM) beinhaltet, gibt es noch weitergehende, auf Geräte und Nutzerebene heruntergebrochene Konfigurationsmöglichkeiten, auf die ich in einem künftigen Post eingehen werde.

Die Migration von Box.com lief problemlos über mehrere Wochenenden, die Datenmenge war überschaubar. Mittels FTPS-Zugriff auf Box haben wir die Ordner und Dokumenten nach und nach kopiert und über den OneDrive-Synchronisations-Client wieder in OneDrive hochgeladen. So konnten wir auch schrittweise testen, wie die Lösung und die Zusammenarbeit funktionieren. Zu Beginn gab es noch die eine oder andere Frage, die der Microsoft-Telefonsupport alle schnell und zufriedenstellend beantwortet hat.

Ressourcen

So-geht’s-Videos zu OneDrive finden sich hier

QuickStart OneDrive für kleine Unternehmen (maschinell übersetzt)

Leitfaden für die Migration von Box zu SharePoint und OneDrive

Administrator-Training für Microsoft 365

Tipp

Die Microsoft 365 Roadmap informiert über geplante Funktionserweiterungen

Steigen Sie in die Konversation ein

2 Kommentare

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

  1. I am really happy to read this blog posts which consists
    of tons of useful facts, thanks for providing these kinds
    of data.

  2. Eine Plattform für kleine Unternehmen, in der Dokumente im Zusammenhang betrachtet, bearbeitet und verwaltet werden können, ist heute ein Muss für diversifizierte und Remote-Standorte. Eine nahtlose Bedienung auf unterschiedlichen Geräten und durch verschiedene Personen senkt nicht nur den Zeitaufwand, sondern sorgt auch für mehr Effizienz.