Macht die Digitalisierung das Büro überflüssig?

70 Prozent der Angestellten in Schweizer Unternehmen müssen täglich am Arbeitsplatz präsent sein – dabei erfordern die Aufgaben nur bei der Hälfte von ihnen tatsächlich körperliche Anwesenheit. Doch selbst wenn der Chef einverstanden wäre, bei vielen scheitert das Konzept Home Office schlicht an der Technik: Fast 40 Prozent können ihrer täglichen Arbeit nur im Büro nachgehen, weil sie ausserhalb davon keinen Zugriff auf wichtige Daten haben oder kommunikativ von den Kollegen abgeschnitten sind. Das sind die Ergebnisse einer Umfrage von Microsoft in Zusammenarbeit mit Ipsos MORI unter kleinen und mittelständischen Schweizer Unternehmen.

Was im Privaten schon lange selbstverständlich ist, ist in den Köpfen vieler Unternehmer noch nicht präsent: Daten überall und jederzeit verfügbar zu halten. Damit verschenken Unternehmer Potenzial. Wer einmal den Sprung wagt und seine Geschäftsprozesse umstellt, profitiert nachhaltig. Nicht nur direkt über effizientere Dienstabläufe, sondern auch indirekt über flexiblere und mobilere Mitarbeiter.

Umfrage-Ergebnisse zur Notwendigkeit der Präsenz am Arbeitsplatz
Ist Präsenz am Arbeitsplatz notwendig?

Überhaupt sind digitale Arbeitsprozesse noch längst nicht die Norm – erst etwa ein Fünftel der befragten Unternehmen setzt bereits vollständig auf elektronische Geschäftsprozesse, 44 Prozent befinden sich immerhin in einer Umbruchphase.

Einsatz von IT in KMU
Einsatz von IT in KMU

Allerdings arbeiten ein Viertel aller Unternehmen noch mit papierbasierten Prozessen. Dabei wünschen sich Mitarbeiter häufig eine verbesserte Software-Umgebung sowie flexiblere Arbeitsmodelle. Wünsche, die sich gleichzeitig erfüllen lassen: Die Digitalisierung geht Hand in Hand mit einer Arbeitserleichterung für die Angestellten. Lästige Botengänge oder doppelte Kopien von Schriftstücken entfallen, wenn alle Prozesse digital vonstattengehen. Davon abgesehen sind Vorgänge für alle leichter nachvollziehbar und das Fehlerrisiko minimiert sich deutlich. Ein weiterer Pluspunkt: Von einer digitalen Strategie ist es nur noch ein kleiner Schritt zu einer mobilen Strategie – und damit zu mehr Flexibilität für die Mitarbeiter.

Prioritäten für Mitarbeitende

Es scheint eine Lücke zu klaffen zwischen der Arbeitsrealität und den Wünschen der Angestellten. Wo der Unternehmer keine entsprechende Infrastruktur bereitstellt, helfen sich die Angestellten selbst: Ein Drittel sendet firmeninterne Daten an den persönlichen Mail-Account, um auch ausserhalb des Büros damit arbeiten zu können, fast zwanzig Prozent der Mitarbeiter nutzen dafür Cloud-Dienste. Dabei tun sie das nicht einmal heimlich – in 95 Prozent der Fälle weiss der Arbeitsgeber über die gängige Praxis Bescheid. Neben unnötigem Aufwand birgt diese Vorgehensweise der Angestellten aber auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko, wenn die Daten ungeschützt auf privaten Servern liegen und sich der Unternehmenskontrolle und internen Prozessen entziehen.

Möglichkeiten von unterwegs zu arbeiten

Gerade in punkto Digitalisierung sollten die Unternehmer daher auf die Ideen und Wünsche ihrer Mitarbeiter eingehen. Denn die identifizieren sich nicht allein über das gezahlte Gehalt mit ihrer Arbeit. Generell spielt die gesamte Arbeitskultur für viele Angestellte eine fast genauso hohe Rolle wie das Salär. Der positive Nebeneffekt für Unternehmen liegt auf der Hand: Zufriedene Mitarbeiter sind zugleich produktiver. Ein doppelter Gewinn für Unternehmer, die ihre Prozesse effizienter gestalten und das ihren Mitarbeitern zugutekommen lassen.

Auf individuelle Strategien setzen

Die technischen Voraussetzungen sind längst da und werden von den Mitarbeitern genutzt – egal ob vom Chef gewollt oder nicht. Nicht zuletzt deswegen vergeben Arbeitgeber Chancen, wenn sie nicht wie ihre Wettbewerber frühzeitig auf den digitalen Zug aufspringen. Bereits jetzt nutzen fast zwei Drittel aller Angestellten ein Notebook für ihre tägliche Arbeit; Smartphones und Tablets sind in der Schweiz gerade im Vergleich zum europäischen Durchschnitt auf dem Vormarsch. Dabei ist die gleichzeitige Nutzung verschiedener Geräte nicht länger ein Hindernis: Geeignete Software-Lösungen passen sich nicht nur automatisch an die jeweilige Hardware an, sondern erlauben zudem eine Cross-Device-Nutzung und damit volle Flexibilität. So lässt sich Microsoft Office 365 auf jedem beliebigen Gerät verwenden und dank Microsoft OneDrive Business spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter on- oder offline ist – die Daten werden automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung besteht. Ob die Geräte Eigentum der Firma sind, spielt in diesem Fall keine Rolle – Bring Your Own Device (BYOD) ist im Unternehmensalltag angekommen. Mit entsprechendem Software-Hintergrund und einem durchdachten Berechtigungssystem können Mitarbeiter die volle Palette der technischen Möglichkeiten nutzen: auf Arbeit den stationären PC oder das Notebook, unterwegs oder beim Kundentermin das Tablet und das Smartphone. Alle Inhalte sind dabei stets für alle aktuell und sofort griffbereit. Kurze Dienstwege werden so Realität.

Eingesetzte Geräte am Arbeitsplatz

Sicherheitsbedenken lassen viele Unternehmer vor einer komplett mobilen Strategie zurück schrecken. Dabei können sie selbst bestimmen, welche Daten in eine sichere Cloud ausgelagert werden oder auf welche Server-Daten sie ihren Angestellten Remote-Zugriff gewähren. Wie auch immer der Unternehmer sich entscheidet – massgeschneiderte Lösungen erlauben den sicheren Umgang mit Firmendaten von überall aus. Und das, ohne der Zusammenarbeit mit den Kollegen zu schaden. Collaboration ist hier das Stichwort: Egal, ob spontane Besprechungen oder der Austausch von Daten – wichtige Eckpunkte lassen sich so ohne grossen Aufwand klären und alle Beteiligten haben den Überblick über den aktuellen Status.

Mobile Revolution

Digitale Geschäftsprozesse in der Praxis

Von den Erfolgen überzeugt ist auch Martin Jucker, Mitglied der Geschäftsleitung der Jucker Farm AG. Bei vier Standorten und circa 300 Mitarbeitern ist das Wirtschaften ohne elektronische Geschäftsprozesse nicht rentabel. Besonders das Thema Mobilität liegt Jucker am Herzen, da seine Mitarbeiter einen Grossteil ihrer Arbeitszeit nicht an einem fixen Ort sind. Um auch unterwegs erreichbar zu sein, setzt er auf eine BYOD-Strategie. Das digitale Nervensystem der Farm besteht aus zwei wesentlichen Elementen: Auf Anwenderseite ist das Microsoft Office 365 mit Exchange, Office, Skype for Business, Sharepoint Online, OneDrive for Business und auf der Infrastrukturseite ist es Microsoft Azure mit entsprechendem Backup.

«Wir haben uns für Technologie von Microsoft entschieden, da hier alle Elemente optimal zusammenspielen.» Martin Jucker, Jucker Farm AG

Alle Informationen zu den Erfolgen der Jucker Farm AG

Next steps: Den Anschluss nicht verpassen

Die Digitalisierung hat längst in den Unternehmensalltag Einzug gehalten. Schon allein deswegen ist es fahrlässig, die eigene Strategie nicht zu überdenken. Mit individuell auf die Unternehmensansprüche abgestimmten Lösungen gewinnen Firmen an Mobilität und Flexibilität. Und der Erfolg gibt denen recht, die den Sprung bereits gewagt haben: Fast ein Drittel der Unternehmen profitieren von einer verbesserten internen Kommunikation und Zusammenarbeit und ein Viertel konnte seine Produktivität steigern.

 

Das resultiert nicht zuletzt aus dem schnelleren Datenzugriff und der Möglichkeit, Arbeitszeit und –platz selbst wählen zu können. Laut einer Studie der Boston Consulting Group steigern ein Viertel der KMU mit mobiler Strategie ihre Umsätze fast doppelt so schnell und schaffen achtmal mehr Arbeitsplätze. Nutzen Sie also besser heute noch als morgen die Bandbreite technischer Lösungen und richten Sie Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs aus!

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