So kalkulieren Sie die Kosten für Office aus der Cloud – Teil 1

Office 365 enthält neben den klassischen Office-Programmen zahlreiche Serverdienste aus der Cloud. Das bietet Unternehmen aus dem Mittelstand die Möglichkeit, ihre Zusammenarbeit professionell aufzubauen. Wie man die Kosten für solch eine Cloud-Lösung kalkuliert, lesen Sie in unserer zweiteiligen Blogserie: „So kalkulieren Sie die Kosten für Office aus der Cloud“.

Die Zusammenarbeit in Unternehmen ist essentiell

Zusammenarbeit mit Office 365 und mobilen Geräten„Mit Kunden aus dem Mittelstand redet man nicht lange um den heißen Brei herum“, sagt Frank Geus, der seit mehr als zehn Jahren ein IT-Haus mit zwölf Mitarbeitern leitet – und damit selbst ein Mittelständler ist. „Viele meiner Kunden rechnen so: Ich kaufe mir das aktuelle Office und nutze es sechs Jahre bis zur übernächsten Version, weil ich eh nur zehn Prozent davon nutze. Diese Rechnung hat vielleicht noch in der Vergangenheit funktioniert“, sagt Geus. Doch mittlerweile sind der interne Austausch und die externe Zusammenarbeit essentiell geworden. Unternehmen intensivieren die Zusammenarbeit mit Zulieferern, Dienstleistern oder Abnehmern – ein Wandel, dem auch Office 365 Rechnung getragen hat: „Office 365 ist nicht mehr nur eine klassische Office-Suite“, erläutert Geus. „Es umfasst auch Serverdienste aus der Cloud, mit denen Unternehmen jeglicher Größe ihre Kommunikation und Zusammenarbeit professionalisieren können. Das ist ein ganz anderer Ansatz.“

DSC04903_151216_webDie Herangehensweise der Kunden von Geus zeigt, wie sich diese Plattform Schritt für Schritt erschließen lässt. Fast alle Cloud-Kunden starten mit Exchange Online – der Lösung für E-Mail in Office 365. Der Serverdienst ist weltweit hoch verfügbar und stellt für jeden Nutzer ein Postfach mit 50 GB bereit. Zudem enthält Exchange Online ein Backup sowie zahlreiche nützliche Werkzeuge für die Speicherung von E-Mails – beispielsweise das Compliance-Archiv für die Aufbewahrung gemäß der gesetzlichen Pflicht. Die meisten Unternehmen nutzen schnell auch OneDrive for Business, das pro Nutzer 1 TB Cloud-Speicherplatz bietet. „Damit bauen sie eine unternehmensinterne Alternative auf, um die unkontrollierte Nutzung privater File-Sharing-Dienste einzudämmen, was die Datensicherheit spürbar erhöht“, berichtet Geus aus seiner Praxis.

Cloud-Kosten richtig einschätzen

Kosten für Office aus der CloudDiese beiden Cloud-Dienste zeigen, dass Office 365 eher als eine Produktivitätsplattform zu verstehen ist. Diese Plattform wird nun in Bezug auf die klassischen Aspekte einer Kaufentscheidung geprüft, denn mit einer Cloud-Lösung entfällt der Betrieb von eigenen Servern. Das reduziert den Energieverbrauch und den Platzbedarf im eigenen Betrieb, zudem sparen Unternehmen Client- und Server-lizenzen. „Diese Kosten für Administration, Strom, Kühlung und Wartung bis hin zu Abschreibungs- und Gemeinkosten stellt man nun den Kosten für ein Cloud-Abonnement gegenüber“, erläutert Geus.

„Das ist eine völlig normale Kalkulation, nicht anders als einen Fuhrpark zu berechnen.“ Frank Geus, Leiter des IT-Systemhauses bestserv

Welche Beträge hier angesetzt werden können, zeigt die Berechnung für 100 Nutzer in der folgenden Tabelle. Bei der Wartung beispielsweise schätzt man ab, wie lange Techniker für Backup und Recovery benötigen sowie für Spamfilter und Malware-Schutz – alles Dienste, die Office 365 bereits mitbringt.

Kosten für 100 Nutzer vergleichen
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Quelle: Office 365 Booklet

Dieser Beitrag ist erschienen im Office 365 Booklet „Wie der Mittelstand seine Chancen bei der Digitalisierung umsetzt“, dass sie hier kostenlos herunterladen können.

Die Cloud verändert den Blick auf IT.

Frank Geus - Leiter des Systemhauses bestserv

Unser Interviewpartner: Frank Geus hat sein IT-Haus bereits 2011 auf Cloud-Services rund um Microsoft Azure und Office 365 ausgerichtet. Heute bietet bestserv ein umfangreiches Portfolio an – von On-premise- und Private-Cloud-Lösungen über hybride Installationen bis hin zu Public-Cloud-Konzepten.

Lesen Sie weiter in unserem zweiten Teil:


„Office aus der Cloud? Funktioniert das auch offline?“

Aber klar! Excel, PowerPoint und Co. werden wie gewohnt lokal auf Ihrem PC installiert und gespeichert. Sie haben auch ohne Internetverbindung Zugriff auf alle Office-Programme und Dateien. Unser eBook klärt weitere Mythen rund um Office aus der Cloud auf…