Ja, zur Digitalisierung. Aber wie beginnen?

Laut einer Umfrage des IT-Branchenverbandes Bitkom sehen 72 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland die Digitalisierung als zentrale Herausforderung für ihr Unternehmen an. Vor allem die Mitarbeiter erhoffen sich durch den digitalen Wandel mehr Mobilität und Flexibilität für ihren Arbeitsplatz. Dennoch hat mehr als die Hälfte der Unternehmen noch keine Digitalisierungsstrategie. Dabei haben die Deutschen keine grundsätzliche Scheu vor digitalen Anwendungen. So setzen beispielsweise zwei von drei Internetnutzern privat Messenger ein. Dieser schnelle und effiziente Austauschkanal steht in deutschen Firmen noch am Anfang. Woraus ergibt sich also diese Diskrepanz? In Gesprächen mit Managern stellen wir immer wieder fest, dass der erste Schritt der schwerste ist. Sie stellen sich die Frage: Wie fange ich überhaupt an?

Ein Gastbeitrag von Lars Riehn, Geschäftsführer der infoWAN Datenkommunikation GmbH

Einstieg durch ein Cloud-Office-Projekt

Wir empfehlen mittelständischen Unternehmen ihren Weg in die digitale Arbeitswelt mit Office 365 zu beginnen. Ihre Mitarbeiter kennen die vertrauten Office-Anwendungen und sie profitieren ab dem ersten Tag von den Vorteilen einer Cloud-Lösung. Nutzer erleben sofort: Dass sie unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät sicher auf ihre Dateien in OneDrive zugreifen können. Dass ihnen mit Exchange Online E-Mail, Kalender und Kontakte immer zur Verfügung stehen. Dass sie mit Skype for Business einfach erreichbar sind. Dass sie sich mit Microsoft Teams effizient in Projektgruppen per Chat abstimmen. So ist einer hohen Akzeptanz von Cloud-Lösungen in Unternehmen der Weg bereitet. Zudem können Firmen moderne Arbeitsplatz- und Arbeitszeitkonzepte mit Office 365 einfacher realisieren.

Der erste Schritt: Anforderungen definieren

Digitalisierung - der erste Schritt sollte ein Anforderungsworkshop seinDer erste Schritt eines Cloud-Office-Projektes sollte ein Anforderungsworkshop sein: Wie sehen typische Use Cases der unterschiedlichen Benutzergruppen aus? Welche Systeme müssen angebunden werden? Welche Benutzergruppen benötigen welche Rechte? Welche Compliance-Vorgaben müssen beachtet werden? Schon bei der Entwicklung der Use Cases sollte ein Unternehmen ausgewählte Nutzer aus verschiedenen Abteilungen einbinden. In einem gemeinsamen Workshop definieren sie dann die individuellen Anforderungen. Je klarer diese formuliert sind, desto einfacher ist später deren Umsetzung. Dabei sollte sich die Anforderungen in die gesamte Unternehmens- und IT-Strategie einfügen. Unserer Erfahrung nach haben sich Insellösungen in der Praxis nicht bewährt. Zielführender ist es, gleich ein Gesamtkonzept zu entwickeln. Das ist zunächst mehr Arbeit, aber langfristig lohnt der Aufwand.

Wenn es um die Übertragung der Nutzeranforderungen in technische Spezifikationen geht, kann ein Unternehmen einen IT-Dienstleister involvieren. Mit dessen Erfahrungen aus ähnlichen Projekten kann er schnell eine tragfähige Roadmap für die Einführung entwickeln. Beginnen sollte eine Firma den Rollout mit den ausgewählten Testusern, damit sie falls nötig weitere Anpassungen vornehmen können. Erst nach dieser Testphase erfolgt der Rollout an alle Mitarbeiter.

Erwirbt eine Firma mehr als 50 Lizenzen für Office 365, sollte sie zudem prüfen, ob sie für das Microsoft FastTrack-Programm berechtigt ist. Im Rahmen des Programmes erhalten Unternehmen kostenfreie Remoteunterstützung für das Onboarding und Einführungsaktivitäten. Microsoft-Experten unterstützen bei der Bewertung, Wartung, Aktivierung und Migration von Diensten. Erfahrene IT-Dienstleister wie infoWAN schöpfen die FastTrack-Services für ihre Kunden optimal aus.

Office 365 Starter Paket

Um mittelständische Unternehmen auf ihrem individuellen Weg in die Cloud zu unterstützten, haben wir unsere infoWAN Office 365 Starter Pakete entwickelt. Unternehmen erhalten Beratung, Software und Headsets zum Festpreis aus einer Hand. Die wichtigste Komponente ist hierbei die individuelle Beratung. Im Anschluss an einen eintägigen Workshop erstellen unsere Consultants ein Grobkonzept für den Einstieg in Office 365.

Für einen ausführlichen Test enthält unser Starter Paket jeweils Office-365-Lizenzen, die für sechs Monate gültig sind. Diese sind exklusiv bei infoWAN um eine E-Lernwelt erweitert. Sie unterstützt Endnutzer bei der Erlernung neuer Office-Funktionen. Damit Unternehmen Skype for Business unter idealen Bedingungen testen können, enthalten die Starter Pakete zudem Lizenzen für PSTN/Conferencing und Jabra-Headsets.

Viele Grüße
Ihr Lars Riehn

Über den Autor: de_infoWAN-logoLars Riehn ist Geschäftsführer der infoWAN Datenkommunikation GmbH in Garching bei München. infoWAN ist eine führende Unternehmensberatung für komplexe IT-Infrastrukturen. Als zertifizierter Microsoft GOLD Partner bietet infoWAN umfassende Dienstleistungen für die Planung, den Aufbau und den Betrieb von leistungsstarken, zuverlässigen und sicheren IT-Lösungen für die lokale oder die cloudbasierte Bereitstellung mit begleitenden Trainings und Support.

 

Mobile Sicherheit - Datensicherheit und flexibel arbeitenWebinar „Mobile Sicherheit“ für mittelständische Entscheider
Wie können Unternehmer ihren Mitarbeitern mobiles Arbeiten auf allen Geräten ermöglichen, ohne gleich die Sicherheit der Unternehmensdaten zu gefährden? Gemeinsam mit infoWAN klären wir auf – im Webinar „Mobile Sicherheit: (Un)lösbarer Spagat zwischen Sicherheit und Komfort?“

 

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