Fünf Tipps zur effektiven Terminplanung – für kleine und nicht ganz so kleine Unternehmen

Tipps zur effektiven TerminplanungWie organisieren Sie ihren beruflichen Alltag? Klassisch mit Papier & Stift, digital per OneNote oder eine Mischung aus Outlook, Klebenotiz, schwarzem Brett und Papierkalender? Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen, bei denen verschiedene Mitarbeiter mit Kunden sprechen und Termine vereinbaren, kann es schnell zu Problemen bei der Kommunikation kommen – nicht zwingend zwischen Kunden und Unternehmen, sondern eher im Unternehmen. Unsere fünf Tipps zur effektiven Terminplanung sollen Ihnen beim Festhalten von Terminen Zeit sparen. Die Sie dann wiederum mit Kunden oder Feierabend verbringen können.

Analog: Stift und Kalender neben dem Telefon befestigen

Ja, das klingt zunächst nicht gerade aufregend. Aber wie oft haben Sie sich ein Telefon unter das Kinn geklemmt und einen Stift und Zettel gesucht? Daher: Befestigen Sie einen Terminplaner und (funktionierenden) Stift möglichst nah am Telefon. Der Planer sollte unbedingt genügend Platz für Notizen bieten, so dass Notizen nicht zusammengequetscht werden müssen. Wem das zu analog ist: Ein Tablet oder Notebook samt einer Planungsanwendung wie Outlook oder Bookings neben dem Telefon ist natürlich noch effizienter. Kommt ein (Bluetooth)-Headset mit ins Spiel, bleiben sogar die Hände frei beim Telefonieren.

Wunderlist: Die Liste für alles

Ebenso hübsch-digital ist Wunderlist. Die Applikation läuft im Browser und auf so ziemlich allen mobilen Geräten. Sie ist nicht nur eine intuitiv zu bedienende Aufgabenliste, sondern hat einige clevere Funktionen, die das Planen (im Team) erleichtern. Daher darf sie bei Tipps zur effektiven Terminplanung nicht fehlen. So lassen sich etwa Erinnerungen und Fälligkeitsdaten setzen, Listen teilen oder einzelne Aufgaben – zumindest in der Pro-Version – anderen Nutzern zuweisen. Besonders praktisch: Wunderlist lässt sich innerhalb von Office 365 aktivieren, hinzugefügt wird es über den Office Store.

Tipps zur effektiven Terminplanung: Simpel ist besser

Es gibt ausgefeilte, vielseitige Lösungen die so ziemlich alle Aspekte abdecken. Das Problem dabei ist oft, dass viele Nutzer die meisten Funktionen gar nicht benötigen. Das Mantra “Keep it simple, stupid”, gilt auch und vor allem für Notizen, Terminplanung und Aufgabenverteilung – schnell zu überblickende Systeme sind oft die besten Lösungen. Eine Funktion ist aber unabdingbar, selbst wenn nur eine Person betroffen ist: die Synchronisation des digitalen Terminplaners übers Internet. Bei Teams ist die Notwendigkeit offensichtlich. Aber auch bei Einzelpersonen ist in aller Regel mehr als nur ein Endgerät im Einsatz, so dass der automatische Abgleich zwingend nötig ist.

Mehr Freizeit trotz Termin

Wer Termine außerhalb des eigenen Büros wahrnehmen muss und an einzelnen Tagen nur einen Termin hat, der sollte diesen an den Tagesbeginn oder ans Tagesende stellen. Denn so lässt er sich auf dem Weg von zu Hause oder auf dem Weg nach Hause erledigen, ohne den Büroarbeitstag zu zerstückeln.

Bestätigungen und Kalendereinträge nutzen

Eine der praktischsten Funktionen in Outlook ist wahrscheinlich die Funktion, Termin-Einladungen zu verschicken. Warum? Damit lässt sich ein neuer Termin schnell an alle Teilnehmer schicken. Nicht nur sieht man so stets, wer zu- oder abgesagt hat, die jeweiligen Teilnehmer erhalten alle notwendigen Informationen zum Meeting-Ort sowie automatische Erinnerungen. Diese Funktion schlägt ein einfaches Verschicken von E-Mails um Längen – denn die notwendigen Informationen kommen so zum Teilnehmer – proaktiv statt reaktiv.

Was sind Ihre Tricks zur Terminplanung? Macht sich irgendein Tool in der Praxis besonders gut? Haben wir etwas vergessen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

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