Office Tipps & Tricks, Teil 3: OneDrive: Sicherer Zugriff auf Ihre Daten – von überall

Wenn Sie nicht nur im Büro, sondern auch zu Hause oder unterwegs arbeiten, kennen Sie wahrscheinlich dieses Problem: Die aktuellen Versionen der Dateien sind oft nicht da, wo Sie sie benötigen. Sie liegen zu Hause, auf dem Zweitgerät, wo Sie sie gestern Abend noch aufgehübscht haben. Gefragt sind sie aber jetzt, vor Ort, beim Kunden oder unterwegs. Unsere Tipps & Tricks für Office haben eine Lösung parat.

Denn glücklicherweise gibt es eine sichere und praktische Lösung für dieses Problem: OneDrive. Der Cloud-Speicher von Microsoft integriert sich wie ein herkömmlicher Speicher direkt in Windows. Noch praktischer ist es, wenn die neueste Version von Office genutzt wird. Hier ist OneDrive direkt als Speicherort hinterlegt, ein Klick auf „Speichern unter“ zeigt alle verfügbaren Laufwerke inklusive Cloud-Speicherorte.

Volle Kontrolle über die Freigaben

Tipps & Tricks für Office OneDrive

Damit nicht genug: OneDrive bietet eine integrierte Freigabe und Kollaborationsfunktion, über die andere Nutzer auf die Dateien zugreifen können. Das ist nicht nur erfreulich einfach einzurichten, Sie behalten auch während der Freigabe die komplette Kontrolle über „Wer“, „Was“ und „Wie“.

Im Web-Interface von OneDrive können Sie die jeweiligen Daten mit drei einfachen Schritten freigeben:

  1. Melden Sie sich bei OneDrive an. Dabei ist es egal, ob Sie OneDrive für Privatanwender (Anmeldung über onedrive.live.com) oder OneDrive for Business für kommerzielle Zwecke/ Unternehmen (portal.office.com) nutzen.
  2. Navigieren Sie in den entsprechenden Ordner, in dem die zu teilende Datei liegt.
  3. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wählen Sie „Teilen“.
  4. Alternativ können Sie auch im Windows Explorer einen Rechtsklick auf die gewünschte Datei machen und aus dem Kontextmenü die Option „Weitere OneDrive-Freigabeoptionen“ wählen.

OneDrive zeigt Ihnen den Teilen-Dialog. Mit diesem bestimmen Sie, ob Sie den Zugriff auf die Datei an einzelne Personen per E-Mail senden möchten, oder ob Sie alternativ einen Link erstellen. Das lohnt sich vor allem, wenn Sie die Datei in einer größeren Gruppe teilen möchten, etwa per Yammer, Slack oder Gruppen-E-Mails. Beim Erstellen der Links können Sie zudem wählen, ob der Empfänger die Datei lediglich anzeigen oder auch bearbeiten darf. Wenn Sie OneDrive for Business nutzen, können Sie den Zugriff zudem so einschränken, dass nur Mitglieder des Unternehmens Zugriff haben.

Tipps & Tricks für Office OneDrive

Im Punkt „Geteilt mit“ können Sie jederzeit einsehen, wer Zugriff auf die jeweilige Datei hat. Hier können Sie die Berechtigung bequem zurückziehen, ein Klick auf „Nicht mehr teilen“ reicht.

Versprochen: Sobald Sie sich an OneDrive und vor allem die Freigabefunktion gewöhnt haben, wollen Sie sie nicht mehr missen. Daten sind da, wo Sie sie benötigen, in den aktuellsten Versionen und ohne dass Sie sich durch E-Mails wühlen müssen. Probieren Sie es aus, OneDrive for Business ist in den meisten Office 365 Abonnements enthalten.

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