Tipps und Tricks für Office, Teil 4: Outlook – Kommunikation, wie Sie sie wollen

Outlook kann inzwischen weit mehr als nur Termine planen und E-Mails verschicken. Dank der Integration von Skype for Business lassen sich Chats, Sprach- und sogar Video-Anrufe direkt aus Outlook starten. Outlook zeigt bei allen eingehenden Nachrichten die Informationen der jeweiligen Gesprächspartner an: Sobald Sie mit der Maus über den Kontakt fahren, öffnen sich zusätzliche Informationen und Icons. Was Sie damit anfangen, erklären wir in unserer Reihe der Tipps und Tricks für Office.

So starten Sie einen Chat

Tipps und Tricks für Office OutlookVon links nach rechts stehen die Icons für unterschiedliche Kommunikationskanäle. Ganz links ist der einfache Skype-Textchat. Ein Klick darauf startet sofort eine neue Unterhaltung mit dem jeweiligen Gesprächspartner. Das zweite Icon steht für Sprachanrufe. Diese werden direkt über Skype for Business abgewickelt, es fallen also keine zusätzlichen Kosten an, solange man zwischen zwei Skype (beziehungsweise Skype for Business)-Nutzern telefoniert. Wer alternative einen Videoanruf einleiten möchte, muss nur auf das dritte Icon klicken. Das letzte Icon schließlich steht für die klassische E-Mail- die natürlich nach wie vor funktioniert.

Der farbige Streifen links neben dem Bild des Kontakts zeigt dessen Status: grün = „erreichbar“, gelb = „abwesend/nicht bei der Arbeit“, rot = „in einer Besprechung / beschäftigt“ sowie durchgestrichen rot = „bitte nicht stören“. Im Fall von „bitte nicht stören“ können Sie Textnachrichten (E-Mail, Chat) schicken, die dem Kontakt unter „Verpasst“ angezeigt werden, aber keinen Anruf (Sprache / Video) starten. Anrufe weißt das System ab.

Desktopinhalte freigeben

Besonders praktisch ist die integrierte Freigabe für Inhalte auf dem Desktop. Sobald eine Skype-Besprechung gestartet wurde (egal ob Sprache oder Video), lassen sich Dateien für alle Teilnehmer freigeben. So sehen alle Teilnehmer gleichzeitig dieselben Inhalte. Das ist enorm praktisch, wenn etwa an Präsentationen oder Budgets gemeinsam gearbeitet wird. Um Inhalte freizugeben, klicken Sie in Skype einfach auf das Bildschirm-Symbol und wählen die Option „Präsentieren“ und „Desktop präsentieren“. Wichtig: Vergessen Sie nicht, den Präsentationsmodus am Ende des Anrufes zu beenden und das Chat-/Anruffenster zu schließen. Andernfalls können die Teilnehmer weiterhin ihre Bildschirminhalte sehen.

Mobile Unterstützung

Tipps und Tricks für Office Skype for BusinessDie neuen Kommunikationswege funktionieren nicht nur in Outlook für den Desktop. Auch für mobile Geräte (Apple iOS, Google Android, Windows Phone) gibt es die passenden Lösungen. Wichtig ist, dass sowohl die Outlook-App als auch Skype for Business auf dem Gerät installiert ist und Sie bei beiden mit dem gleichen Konto angemeldet sind. Wenn Sie in einer reinen Sprachkonferenz sind, dann halten Sie Ihr Smartphone wie bei jedem anderen Telefonat ans Ohr. Werden Bildschirminhalte geteilt, empfiehlt sich ein Headset (Bluetooth oder kabelgebunden), da sie das Telefon ja vom Ohr nehmen müssen, um aufs Display schauen zu können.

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