Volle Unterstützung in jeder Unternehmenssituation – 4 Beispiele für Office 365 im KMU

Warum setzen immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen auf Office 365? Auf diese Frage gibt es vielerlei Antwort. Office 365 bedeutet nicht nur, dass Sie die aktuellen Versionen der bekannten Office-Tools, wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote u. a., jederzeit und überall auf Ihren diversen Endgeräten zur Verfügung haben (egal, ob PC, Mac, Tablet oder Smartphone). Es bedeutet vielmehr auch, dass Unternehmen keine eigene IT-Infrastruktur aufzubauen brauchen, wenn es um Anwendungen für die Zusammenarbeit und Dateiablage geht. Warum das? Weil Office 365 eine Cloud-Lösung ist und alle benötigten Dienste jederzeit hinzugebucht werden können. Das kommt speziell kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) zugute, die damit ganz flexibel auf die aktuelle Nachfrage reagieren können – sei es, dass sie Benutzer oder Dienste hinzufügen oder auch entfernen. Bezahlt wird dabei immer nur entsprechend der jeweiligen Nutzung. Genug Theorie – am Beispiel mehrerer KMUs möchte ich heute zeigen, wie Office 365 in unterschiedlichsten Unternehmenssituationen eingesetzt wird und damit ganz verschiedenen Herausforderungen begegnen kann.

Fallbeispiel 1: Daten-Silos aufbrechen und Hardware ablösen

Die 3 EDGE GmbH ist einer der führenden Anbieter für optische Messtechnik und Netzwerk-Messtechnik. Ihre Mitarbeiter arbeiten entweder im Homeoffice oder sind bei Kunden unterwegs. Um einer „Silo“-Arbeitsweise vorzubeugen – Vertriebler der alten Schule sind oft Einzelkämpfer – suchte 3 EDGE nach einer zentralen Kommunikationsplattform für ihr verteiltes Team. Die Lösung sollte von jedem Ort aus und mit jedem Endgerät aufrufbar, aber mit geringem Aufwand realisierbar sein. Die Antwort stellte eine Cloud-Lösung mit Office 365 dar: Damit verfügt das Team nun über virtuelle Teamräume in SharePoint Online, die alle Mitarbeiter nutzen, um ihre Kollegen zu informieren. „Mit Office 365 kann unser Vertriebsteam von überall auf seine Daten zugreifen und sie gemeinsam mit Kollegen bearbeiten“, berichtet Geschäftsführerin Uschanow. Vorbei auch die Zeiten, als man sich noch Gedanken machen musste, ob die Daten richtig gesichert werden. Früher hat ein IT-Dienstleister die Server gewartet, die Kosten für den Server waren dabei nicht unerheblich. Seit der Ablösung des Servers spart 3 EDGE allein 140 Euro monatlich an Stromkosten.

Fallbeispiel 2: Professionelle Arbeitsumgebung

Das IT-Beratungsunternehmen KIS Soft GmbH stand bei seiner Gründung vor der Entscheidung, eine eigene IT-Infrastruktur bei sich im Haus aufzubauen oder auf das Cloud-Angebot von Microsoft zurückzugreifen. Den aktuell fünf Mitarbeitern war es wichtig, schnell eine gemeinsame technologische Basis zur Zusammenarbeit zu haben, um den Geschäftsbetrieb aufnehmen zu können. Eine professionelle E-Mail Infrastruktur, eine gemeinsame Datenablage sowie die Möglichkeit zur informellen Kommunikation waren dabei die zentralen Anforderungen. Der Einsatz von Office 365 bedeutet für Unternehmen wie KIS Soft, dass sie aufgrund der Bereitstellung in der Microsoft Cloud mit verteilten Teams von überall aus flexibel auf ihre Infrastruktur zugreifen können, ohne dass dazu eine eigene IT-Abteilung benötigt wird. Dank Office 365 war das Unternehmen nicht nur in Rekordzeit einsatzfähig. „Heute arbeiten wir als kleines Unternehmen mit einer professionellen Arbeitsumgebung, wie man sie ansonsten eher in größeren Firmen vorfindet,“ freut sich KIS Soft-Geschäftsführer Rudolf Thieser. „Möglichmacher“ hier unser IT-Partner Dataone.

Fallbeispiel 3: Mehr Kundennähe und Flexibilität im Arbeitsalltag

Der Personaldienstleister FBS stand vor der Aufgabe, seine historisch gewachsene IT-Infrastruktur zu modernisieren. Performance, Sicherheit und insbesondere der Zugriff auf Geschäftsdaten für Vertriebsmitarbeiter sollten dadurch verbessert werden. Da FBS über keine eigene IT-Abteilung verfügt, konzipierte der IT-Partner ABIDAT aufbauend auf den vorhandenen IT-Ressourcen und individuellen Anforderungen eine Lösung auf Basis von Microsoft Office 365. Nicht zuletzt waren auch die überschaubaren Kosten und die zukünftige Kostenersparnis durch eine Cloud-Lösung entscheidende Faktoren. Denn in Zukunft entfallen Investitionen in Hardware und Software-Updates. Stattdessen werden moderate – und insbesondere planbare – monatliche Nutzungsgebühren bezahlt. Insgesamt sieht FBS-Geschäftsführer Hans Forisch das Unternehmen dank kosteneffizienter IT-Infrastruktur und performantem Cloud-Dienst für die Zukunft gut aufgestellt: „Office 365 beschleunigt den Zugriff auf Geschäftsdaten und verbessert so die Workflows. So können wir kundennäher und flexibler agieren.“ Zudem bieten weitere Komponenten wie OneDrive und Skype for Business zusätzliches Potenzial, um die Zusammenarbeit im Unternehmen noch effizienter zu gestalten. Deren Nutzung im kommenden Jahr ist bereits angedacht.

Fallbeispiel 4: Flexible Anpassung an die Situation

Erst 2011 gegründet, wuchs der Shopping-Club Westwing innerhalb von 6 Jahren auf 1.600 Mitarbeiter an. Um die IT-Infrastruktur auszubauen und die nötigen Lizenzen und Services zu beschaffen und zu verwalten, mussten immer mehr personelle und zeitliche Ressourcen eingesetzt werden. Damit die Mitarbeiter sich jedoch auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, wurde eine komplette Neueinrichtung der IT mit den Cloud-Diensten von Office 365 beschlossen. Was danach passierte, hat selbst den unterstützenden IT-Dienstleister GAB Enterprise Solutions überrascht: Das Unternehmen sah zum Teil Zuwächse von 40 Benutzern im Monat. Angesichts dieses rasanten Wachstums waren Westwing insbesondere die Skalierbarkeit und die Transparenz der Kosten wichtig. Durch GAB erhält das Unternehmen nicht nur Support, Lizenzen, Managed Services mit einer einzigen Rechnungsstellung, sondern hat vollkommene Transparenz über die Kosten, die monatlich auf Benutzerbasis abgerechnet werden. Benutzer können dabei über ein Selfservice-Portal online jederzeit ganz einfach hinzugefügt oder auch entfernt werden.

Und wann starten Sie mit Ihrem Unternehmen?

Verschaffen Sie sich einen Überblick, was Office 365 alles kann und bietet.

Wenn Sie an weiteren praktischen Beispielen oder Live-Demonstrationen unserer Lösungen interessiert sind, anbei einige nützliche Ressourcen:

KMUs berichten, warum sie auf Office 365 setzen

Ich glaube: Besonders für Kleinunternehmen bietet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen eine enorme Chance, oft fehlt nur ein erster Ansatzpunkt – ich hoffe mit den heutigen Beispielen von anderen Unternehmen konnte ich Sie ein wenig inspirieren.

Viele Grüße – Niklas Sowa

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