Schritte in die Digitalisierung: Prozesse neu durchdacht

Mit dem Digitalen Wandel ist das so eine Sache: Jeder weiß, dass er da mithalten muss, um zukunftsfähig zu bleiben und nicht abgehängt zu werden. Aber was genau das bedeutet, was der „Wandel“ so alles umfasst, was es mit der Cloud auf sich hat, und was dort am besten aufgehoben ist, all das ist oft eher eine diffuse Idee. Häufig ist es sogar so, dass Unternehmen gar nicht wissen, dass die Cloud die Antwort auf ein Problem ist, das ihnen noch gar nicht bewusst ist – oder wie viel mehr Potenzial für ihr Geschäft in der Cloud liegt als lediglich Infrastruktur in die Cloud auszulagern.

Deswegen ist es für Sadia Shakil und Arne Schulz, CEOs von Microsoft-Lösungspartner Axtrion aus Bremen, umso wichtiger, eng mit ihren Kunden zusammenzuarbeiten und sie langfristig zu begleiten. Die ganzheitliche Betrachtung eines Unternehmens ist hier der entscheidende Ansatz. Was genau das bedeutet und warum das so wichtig ist, erläutert Schulz am Beispiel der Gläser GmbH:

Als Gläser sich im Herbst 2016 an uns wandte, hieß es zunächst, es ginge darum, „die IT zu modernisieren“. Das Unternehmen konzipiert und produziert Lösungen für Unternehmen der Automobil- und Medizinindustrie, der Luft- und der Raumfahrttechnik. Für die teilautomatisierte Berichtserstellung von Labor-Ergebnissen wird eine individuelle Software eingesetzt, die spezielle, lokal betriebene IT-Systeme erfordert. Das bedeutete für die Ausrüstung ihrer weltweiten Standorte, dass in jeder Filiale entsprechende Client- und Server-Komponenten bereitgestellt werden mussten. Erschwerend hinzu kam eine IT-Infrastruktur, die über viele Jahre historisch gewachsen war. Alles in allem hieß das erstmal: hoher Wartungsaufwand bei hohen Kosten.

Komplexe Infrastruktur hemmt Wachstum

Das ganze Ausmaß dessen, was diese komplexe Infrastruktur bedeutete, zeigte sich aber erst, als Gläser den Standort USA an das System am Hauptsitz anbinden wollte. Die simple Idee war, das vorhandene System auf Rechner zu spiegeln und in den USA fertig installiert aufzustellen. Doch diese Idee wurde obsolet, als keine Ausfuhrgenehmigung der Rechner in die USA erteilt wurde. Die Folge: Die Mitarbeiter vor Ort mussten sich mit Ausweichlösungen behelfen und es entstanden weitere Insellösungen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. An Wachstum war mit dieser Konstellation nicht zu denken.

Geschäftsmodelle zu Ende gedacht

Schließlich kamen wir von Axtrion ins Spiel und sattelten das Pferd komplett neu auf. Anstatt nur das unmittelbare Problem zu betrachten und zu lösen, stellten wir uns die Frage: Was will der Kunde mit dem Produkt (der Anlage) und wie können wir das direkt liefern? Die Grundidee der digitalen Transformation besteht für uns darin, Geschäftsmodelle aus Kundensicht konsequent zu Ende zu denken und Kundenanforderungen zu ihrem Ursprung zurückzuverfolgen und zu erfüllen. Das bedeutet, wir betrachten die komplette Wertschöpfungskette in ihrer Gesamtheit und analysieren sie dann auf drei Ebenen: Infrastruktur, Datenfluss und Servicestruktur. Tatsächlich können diese drei Ebenen alle in sich digitalisiert werden. Und wenn das passiert ist, eröffnet sich eigentlich erst das volle Potenzial der Digitalisierung: Alle drei Ebenen können umfassend optimiert und in der Folge kann ein neues digitales Geschäftsmodell aufgesetzt werden.

Im Fall von Gläser sieht das folgendermaßen aus:

  1. Infrastruktur: von Datensilos zu Zusammenarbeit
    Die bisherige Infrastruktur wurde für jeden Kunden individuell aufgebaut und angepasst. Das führte zu Datensilos, die nicht nur teuer in der Wartung waren, sondern auch nicht für vergleichende Analysen oder Zusatzservices genutzt werden konnten. Durch Zentralisierung und Vereinheitlichung der Infrastruktur mithilfe von Cloud-Diensten wie Microsoft Azure und Office 365 wird bei erhöhter Sicherheit auch eine höhere Verfügbarkeit ermöglicht. Das wiederum bedeutet eine Verbesserung der Zusammenarbeit – auch mit Dienstleistern – durch einen kontrollierten externen Zugriff.
  1. Datenfluss: Daten standardisieren und weltweit nutzen
    Der Datenfluss gestaltete sich bei Gläser aufgrund der hochindividuellen und abgeschotteten Umgebungen äußerst komplex: Es fand eine Erhebung von Daten in der Anlage vor Ort statt mit möglicher Vorverdichtung und Filterung, einer Speicherung mit Historisierung in einer Datenbank, einem anschließenden Abruf durch die Analysesoftware, einer Speicherung des Analyseergebnisses und einer Verarbeitung der Analyse im Reporting. Unser Projektziel war es, hier den Datenfluss so früh wie möglich zu standardisieren, in einem zentralisierten Pool bereitzustellen und moderne, digitale Analysemöglichkeiten zu nutzen (Data Science). Tatsächlich konnten wir durch diese Standardisierung und Zentralisierung nicht nur Prozesse deutlich vereinfachen, sondern auch neue Funktionalitäten ermöglichen. Dabei stechen besonders der Einsatz von Data-Science-Tools aus der Cloud und die damit verbundene vergleichende Analyse von Daten aller Standorte weltweit hervor. Diese Dinge waren früher so einfach nicht möglich.
  2. Servicestruktur: Neue Services ermöglichen
    Aufgrund der lokalen Dateninseln, nicht-standardisierter Prozesse und der hochindividuellen Software waren viele Services vor der Digitalisierung überhaupt nicht denkbar oder nur schwer umsetzbar. Das hat sich nun erheblich verändert. In unserer ganzheitlichen Betrachtung haben wir entlang der Wertschöpfungskette zunächst folgende Teilservices definiert: Wartung, Beratung (zum Analyseprozess in der Anlage), Analyse operationell (einzelne Ergebnisse), Optimierung von Analysen, Beratung zu punktuellen Problemen (Expertenanalyse) und Reporting. Durch die Digitalisierung lassen sich die Einzelservices optimal auslagern; Low-End-Services wie Standard-Analysen können zum Beispiel günstig als Service angeboten werden und Zusatzdienste wie die Expertenanalyse oder automatisierte Prozesse können für das Reporting eingebunden werden.

Ungeahntes Potenzial

Alles in allem hat Gläser durch die Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse also nicht nur das unmittelbare Problem gelöst, seine externen Standorte an den Hauptsitz anzubinden. Durch den Einsatz der Cloud-Plattform Microsoft Azure sind Applikationen und Daten bei einer Verfügbarkeit von 99,99 % jetzt zentral in der Cloud gesichert. Damit können Mitarbeiter und Partner standortunabhängig und jederzeit darauf zugreifen, was in Kombination mit Office 365 auch zu einer verbesserten Zusammenarbeit führt. Neben einer Steigerung der Effizienz durch diese Optimierung von Technologie und Prozessen wirkt sich die Digitalisierung deutlich positiv auf die IT-Beschaffungs- und Betriebskosten der Gläser GmbH aus.

Das Projekt zeigt, dass insbesondere bei global agierenden Unternehmen mit mehreren Standorten Cloud-Lösungen und -Infrastrukturen mit ihrem zentralen Ansatz perfekte Lösungen anbieten, um den Problematiken von dedizierten Systeminstallationen zu entgehen. Insbesondere zeigt es aber, dass es sich lohnt, Unternehmen ganzheitlich zu betrachten und die einzelnen Schritte innerhalb der Wertschöpfungskette komplett neu zu durchdenken. Hier stecken Optimierungs- und Einsparungspotenziale, die den meisten Kunden überhaupt nicht bewusst sind.

Und wann starten Sie?

Von der Prozessanalyse bis zum digitalen Geschäftsmodell. Wenn Sie mehr über unsere ganzheitliche Herangehensweise in Digitalisierungsprojekten erfahren möchten, rufen Sie uns an unter +49 421 2436 2000 oder nehmen Sie Kontakt auf: https://www.axtrion.com/de/unternehmen/#KONTAKTFORM

Viele Grüße

Sadia Shakil und Arne Schulz

CEOs von Microsoft-Lösungspartner Axtrion GmbH & Co.KG


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