Vereine: Im Datenschutz vereint

DSGVO-Umsetzung im wachsenden Kulturverein Andrerseits e.V.

In Deutschland gibt es rund 600.000 Vereine: Viele davon sind klassische Sportvereine, denen jeder fünfte Bundesbürger angehört. Aber auch abseits gemeinschaftlicher körperlicher Betätigung versammeln sich Bürger unterschiedlichster Interessen gerne in solchen mit speziellen Regelwerken ausgestatteten Gruppen und Institutionen. Allen gemein ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder. Die Größe des Vereins und sogar die Tatsache, ob ein Verein ins Vereinsregister eingetragen ist oder nicht, spielen dabei keine Rolle. Obwohl Vereine in Deutschland schon lange den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes nachkommen müssen, stellte sie das Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung Ende Mai 2018 in Sachen Mitgliederdatenverwaltung vor neue Herausforderungen.

Löblich, dass Marco Gambel, Geschäftsführer der Werbeagentur .dot – design of tomorrow und Gründungsmitglied des gemeinnützigen Vereins Andrerseits e.V., den Weg aus Niederbayern zur DSGVO-Tagesveranstaltung bei Microsoft in der Parkstadt Schwabing nicht scheute. Die Geschichte, die er vor Ort erzählt, beginnt mit einem Straßenfestival 2016 in Dingolfing. Unterschiedliche Kulturen mittels Musik, Kulinarik und Kunst zusammenzubringen, fand so großen Anklang, dass im Anschluss der Verein Andrerseits gegründet wurde. Sieben Gründungsmitglieder taten sich zusammen, um die Frage zu stellen, wie Menschen aus unterschiedlichen Kulturen in einer Kommune jetzt und in Zukunft miteinander leben und umgehen wollen. Durch verschiedene Projekte und Veranstaltungen versucht Andrerseits, Menschen miteinander in Verbindung zu bringen.

Datenschutz war bislang für die siebenköpfige Vereinsführung ein überschaubarer Bereich. Doch nach den Erfolgen vieler Aktionen, die bislang durch die Einnahmen aus ehrenamtlichem Engagement gestemmt werden konnten, bedarf es nun dringlich der Finanzunterstützung durch Beitragszahlungen. Nun kann sich der Verein auch endlich aktiv vergrößern und Mitglieder für die gute Sache werben, denn die Stadt Dingolfing stellt mit Unterstützung des Landkreises dem Andrerseits e.V. ab Herbst 2018 eine aufwändig renovierte Immobilie im Zentrum der Stadt zur gemeinsamen Nutzung mit zwei weiteren Organisationen zur Verfügung. Doch die laufenden Kosten eines multikulturellen Erlebniscafés, das dort im Herbst 2018 eröffnet werden soll, brauchen die Deckung durch Vereinsbeiträge.

Also kam es zwangsläufig dazu, sich intensiver der korrekten Verarbeitung und sicheren Speicherung von personenbezogenen Mitgliederdaten zu beschäftigen. Bisher waren Adressdaten, aber auch Bilder, Text- und Grafikdateien für Broschüren, Plakate und ähnliches, die personenbezogene Kontaktdaten enthalten, in einem NAS, sozusagen einer lokalen Cloud, gespeichert. Hinsichtlich des Wachstums ist nun eine neue cloudbasierte Lösung unabdingbar. Neuanmeldungen und Dokumentation darüber, wer sich wann für welches Projekt engagiert, müssen zentral an einem Ort verwaltet werden. Verschiedene Projektbeteiligte benötigen sicheren Zugriff auf dieselbe Datenquelle. Unter den ersten Maßnahmen, die eine DSGVO-Konformität sichern, wurde die Vereinswebsite den neuen Vorgaben angepasst. Bei den DSGVO-Experten der Veranstaltung holte sich Marco Gambel zusätzliche wertvolle Anregungen.

„Die Vorträge waren allesamt sehr interessant und verständlich“, lobt Gambel, „nur einige Schutzmaßnahmen, wie die Verschlüsselung von E-Mails wirken auf mich noch zu komplex für die alltägliche Anwendung. Was aber die Möglichkeiten anbetrifft, Compliance-Checks über den neuen Manager durchzuführen und so die eigene DSGVO-Konformität zu überprüfen und – wenn nötig – nachzubessern, überzeugten mich total.“

Wir wünschen Marco Gambel und dem Vereins Andrerseits e.V. alles Gute!


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