Microsoft 365 – Das Schweizer Messer für Kleinunternehmen

Ein Gastbeitrag von Dirk Schulze-Bahr

Was ist eigentlich Microsoft 365 und was bringt es mir für die Administration eines Kleinunternehmens? In der Agentur meiner Frau ist Microsoft 365 in der Summe für mich so etwas wie das Schweizer Taschenmesser für Admins. Oder anders gesagt: ein Werkzeug, um die vielfältigen Aufgaben eines Systemadministrators zu bewältigen.

Da ich als „Hobby-Admin“ in der Agentur aktiv bin, sind für mich alle Werkzeuge willkommen, die mir die Arbeit einfacher machen. Würde ich das in Rechnung stellen, hätte meine Frau als Geschäftsinhaberin das gleiche Interesse.

Darunter fallen die Installation und Administration des Betriebssystems, der Rollout und die Wartung der Microsoft Office- und anderer Business-Anwendungen und die Administration der Software auf den Rechnern und Mobilgeräten der Mitarbeiter. Und das Ganze selbstverständlich auch supporten und vor allem schulen, weil Software ohne das Know-how der Mitarbeiter ja immer nur 50 Prozent der Lösung ist.

Bevor ich beschreibe, warum die Lösung Microsoft 365 ein Schweizer Taschenmesser ist und für uns infrage kommt, will ich auch – kurz (haha) – schreiben, was es ist.

Mit drin ist Office 365, also eine bereits „etablierte“ Lösung für Produktivität. Office 365 als Lösungspaket umfasst die wesentlichen Funktionen und Infrastruktur des modernen (mobilen) Büroarbeitsplatzes. Die Infrastruktur wird zentral aus Microsoft-Rechenzentren zur Verfügung gestellt und gewartet. Ich brauche keine eigenen Server mehr für Mail oder Dateien etc. und habe das Recht, die Microsoft Office-Programme pro Nutzer auf 5 PC/Macs und jeweils 5 Smartphones und Tablets (Android, iOS, Windows) zu installieren und nutzen.

Für meine Anwender ändert sich eigentlich gar nichts, nur dass sie nicht mehr auf einen lokalen Server zugreifen, sondern auf einen Server in der Cloud. Sie können weiterhin Dateien auf dem Rechner speichern und bearbeiten, auch offline.

Mit dabei ist auch ein Upgrade-Recht von alten Windows-Versionen oder Windows Home-Versionen auf Windows 10 Business oder Enterprise. Diese Versionen bieten zusätzliche Sicherheitsfunktionen. Ebenfalls enthalten sind Funktionen aus EM + S, der „Enterprise Mobility & Security“-Lösung von Microsoft. Hier kann ich alle Endgeräte (Windows, Android, Apple) auch warten und verwalten.

Microsoft hat also unter Microsoft 365 verschiedene Bestandteile von Einzellösungen zu einem Service- und Software-Paket zusammengefasst. Die Abrechnung für die Nutzung der Infrastruktur und Clients erfolgt zu einem festen Preis pro Nutzer/in, pro Monat und ist monatlich anpassbar.

Sorry, kürzer ging es jetzt nicht.

Wie setzen wir Microsoft 365 ein?

Da kann man jetzt recht weit ausholen, ich möchte das aber lieber an einem konkreten Einsatzszenario darstellen.

Zeitreise einige Jahre zurück: Ein neuer Mitarbeiter hat unterschrieben und soll jetzt „arbeitsfähig“ gemacht werden. Also erstmal Rechner besorgen und evtl. neu aufsetzen. Dann alle Anwendungen installieren: Microsoft Office ist Pflicht, dann noch Box.com für die Datenspeicherung, Salesforce für den Zugriff auf Kontakte und Accounts, Join.me für die Meetings, Slack für die zeitgemäße „Enterprise 2.0“-Kommunikation und Adobe für die PDF-Dateien. Das kann man entweder als fragmentierte Systemlandschaft oder euphemistisch als „Best-of-Breed-Ansatz“ bezeichnen.

Dann den Nutzer auf dem PC einrichten. Natürlich ohne Adminrechte. Sonst ist das schnell nur noch schwer zu supporten, da ruckzuck jede Menge Software drauf ist, inklusive mal ein Virus oder Adware. Ah ja, und auch noch Skype für die Echtzeitkommunikation. Dann Lizenzen kaufen und die Accounts über die verschiedenen Admin-Oberflächen einrichten. Und natürlich: Kennwörter vergeben und am besten auf einem Post-It notieren (Achtung: Ironie).

Dann am ersten Arbeitstag mit dem neuen Kollegen alles ans Laufen bringen und Einweisungen geben in die wichtigsten Anwendungen. Und selbstverständlich noch ein paar Links von YouTube-Videos, wie das Ganze bedient werden kann.

Uff… Nach 2-3 Stunden steht alles, noch eine Software vergessen und nachinstalliert und ein paar Fragen hat der Kollege ja auch noch. Tags drauf steht der Rechner erstmal eine Stunde still, da gerade ein Windows-Update über eine schmale DSL-Leitung reingekommen ist.

In Summe ist das aufwendig und erfordert zahlreiche manuelle Eingriffe vor Ort am PC. Und es ist auch nicht besonders sicher, viele Zugangskonten für verschiedene Software zu administrieren. Das geht auch anders und man muss dafür nicht mal ein IT-Spezialist sein. Hier kommt Microsoft 365 ins Spiel.

Klar, die Lösung Microsoft 365 hat sich über die Jahre entwickelt und wurde in der Agentur Schritt für Schritt ausgerollt. Schließlich musste ich selbst auch lernen, was alles möglich ist und wie es eingesetzt wird. Zuerst Office 365 mit heute monatlichen Funktionsupdates, dann Migration der Dateien zu OneDrive. Mit dem Single-Sign-On (SSO) für Salesforce weiter den Aufwand reduziert und wieder ein Passwort weniger. Dann Testen von Windows Intune und Roll-out des Intune-Clients auf den Rechnern.

Mit Windows 10 muss man nicht mal mehr die Intune-Clients installieren, die kommen in der Pro-Version gleich mit. Dafür brauche ich etwas länger, um die Benutzeroberfläche und die Logik von Windows Intune zu verstehen. Aber am Ende funktionieren der Rechner und die Office-Anwendungen über ein zentrales Mitarbeiter-Konto und die Administration der Rechner geht heute tatsächlich „zero-touch“.

Und die Windows-Updates kommen jetzt so terminiert, dass sie über Nacht laufen können. Benötigte Business-Software wird über das Unternehmensportal bereitgestellt. Von dort kann jeder Mitarbeiter sie selbstständig installieren.

Als Nächstes steht die Migration von Join.me zu Microsoft Teams auf dem Programm, da hier mittlerweile die Teilnahme an unseren Online-Meetings auch über den Web-Browser möglich ist und keine Softwareinstallation mehr erfordert. Auch Slack ist damit als Insellösung weitgehend überflüssig und wird in einem Rutsch gleich mit ausgetauscht.

In der Summe wurde der Aufwand für das Aufsetzen eines neuen Mitarbeiters signifikant reduziert. Der Support-Aufwand ist zurückgegangen, ein Kennwort-Reset geht jetzt beispielsweise auch vom Admin-Handy aus oder ist im Self-Service möglich. Und die Mitarbeiter brauchen sich nicht mehr mehrere Logins zu merken. Außerdem: Jeden Monat bekommt Microsoft 365 neue Funktionen und deckt mehr Anwendungsfälle ab. Und falls die Standard-Software mal nicht ausreicht, gibt es Add-Ons, die man einfach ausrollen kann.

Allein dafür hat sich die Anschaffung des Schweizer Taschenmessers für uns gelohnt.

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