DSGVO als Chance zum Kulturwandel im Unternehmen nutzen!

Gastbeitrag von Frank Bösenkötter, Geschäftsführer des Microsoft-Partners Dicide GmbH aus Kiel.

Identifikation des „Was“ und „Wie“

Beim Event „30 Tage DSGVO“ bezeichnete ich die neue EU-Datenschutzgrundverordnung noch als Weckruf zur Digitalisierung, gut 120 Tage nach Inkrafttreten der DSGVO sind die meisten Unternehmen nun tatsächlich aufgewacht. Allerdings oft nur bis zu einem gewissen Grad. Neben dem „Sichtbaren“ wie der Überarbeitung der Firmenwebsite oder der Ernennung eines Datenschutzbeauftragten erfolgte auch in vielen Fällen bereits das „Notwendige“, wozu in erster Linie die Bearbeitung von Betroffenenanfragen und die Ausarbeitung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gehören. Doch beim „Sinnvollen“ stockt es noch in vielen Unternehmen. Die größte Herausforderung dieser Umsetzungsstufe besteht meines Erachtens darin, neben dem „Was“ auch das „Wie“ zu identifizieren. Welche Chancen ergeben sich für mein Unternehmen und meine Kunden durch die DSGVO? Und wie setze ich diese ganzheitlich und erfolgreich im Unternehmen um? Die relevanten Treiber für das Gelingen bilden hierbei die Elemente „Komplexitätsreduzierung am Arbeitsplatz“ und „Mensch & Kultur“.

Wandel als stetiger Prozess

Wie viele andere Vorgänge und Entscheidungen im Unternehmen ist auch die DSGVO ein komplexes Gebilde. Und Komplexität macht Dinge kompliziert. Doch man kann die DSGVO im Unternehmen positiv betrachten, indem man sie als Einladung versteht, einmal alle Prozesse des Unternehmens zu beleuchten, sie neu zu strukturieren und datenschutzkonform zu vereinfachen – für motiviertes und produktives Arbeiten!
Genau zu diesem „Sinnvollen“ möchte ich alle Unternehmer anspornen: Begreifen Sie die DSGVO als Startschuss für den kulturellen Wandel Ihres Unternehmens!

Alle mitnehmen

Die grundsätzliche Leitfrage bei dieser Neustrukturierung ist: Wie arbeiten wir bislang und wie wollen wir eigentlich in Zukunft arbeiten? Diese Fragestellung beruht auf einem bestimmten Mindset der Mitarbeiter aller Hierarchieebenen. Überlegen Sie sich als Unternehmerin oder Unternehmer genau, welche geistige Grundhaltung Sie schaffen möchten, damit alle Mitarbeiter den Weg der Veränderung mit Ihnen mitgehen können und wollen. Denn es ist elementar, zu lernen, wie wichtig die Verbindung zwischen Kultur, Organisation und Technologie im Unternehmen ist.
Bauen Sie dabei auch technische Barrieren und Befürchtungen gezielt ab. Führen Sie alle Mitarbeiter sachte an neue Technologien heran. Verknüpfen Sie die vielen Einzellösungen und -kompetenzen miteinander, um kompakt und schnell auf dem erfolgreichen Weg zum digitalen Unternehmen voranzukommen.

Altlasten endlich über Bord werfen

Auf kultureller Ebene müssen die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, dauerhaft DSGVO-konform zu agieren, und sie müssen ihre eigenen Arbeitsprozesse dahingehend anpassen. Was die technische Seite angeht, haben viele Unternehmen (noch immer) zahlreiche unterschiedliche Softwarelösungen, die besonders die Suche nach bestimmten personenbezogenen Daten und somit auch deren Löschung enorm erschwert. Daher finde ich es klasse, wenn der neue Schwung, den die DSGVO in die Betriebsabläufe gebracht hat und bringt, dazu genutzt wird, Altlasten über Bord zu werfen, neue, einfache Strukturen umzusetzen und dadurch einen Kulturwandel im eigenen Unternehmen auszulösen.

Mein Fazit: Nicht nur hinsichtlich drohender DSGVO-Prüfungen macht eine Modernisierung Sinn. Je früher ein digitaler Wandel und damit einhergehend ein kulturelles Umdenken in der gesamten Belegschaft stattfindet, desto unbeschwerter blickt das Unternehmen in eine produktive, rechtskonforme und sichere Zukunft.

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