Mit der neuen Freemium Version von Microsoft Teams: Hand in Hand arbeiten!

Alleine oder im Team? Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V., bei der 500 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen befragt wurden, belegt, dass bereits 2013 deutschlandweit der Anteil der Projekttätigkeit im Team (gemessen an der Gesamtarbeitszeit) bei 34,7% lag. Schätzungen auf Basis dieser Zahl gehen davon aus, dass bis 2019 weit über 40% aller Arbeiten in Teamprojekten abgewickelt werden.*

Egal, ob im familiären Handwerksbetrieb, in der Dienstleistung oder Industrie, die Arbeit wird in großen, mittelständischen und kleinen Unternehmen zumeist in Projekte unterteilt, um die sich je ein Team kümmert. Ergo gewinnt die Teamarbeit zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig gestaltet sich diese aber auch immer komplexer: Längst sitzen nicht mehr alle Teammitglieder in einem Büro oder arbeiten Tür an Tür im selben Gebäude. Und auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es heute schon Usus, dass Kollegen von unterschiedlichen Standorten im Inland oder Geschäftsreisen im Ausland aus kollaborieren. Hinzu kommt, dass immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, aus dem Home-Office heraus zu arbeiten. Eine schnelle, unkomplizierte und direkte Art der digitalen Zusammenarbeit ist daher unerlässlich, um ortsungebunden effektiv miteinander zu kommunizieren und zu arbeiten.

Professionelle Projektarbeit – angepasst an die eigene Arbeitsstruktur

Was in der Theorie vielversprechend klingt, passt noch lange nicht immer ins eigene Unternehmen. Daher ist es hilfreich, neue Lösungen ohne große Investitionen und technische Implementierungen ausprobieren zu können. Die Freemium Version von Microsoft Teams ermöglicht nun bis zu 300 Benutzern, das umfangreiche Tool dauerhaft im eigenen Arbeitsteam einzusetzen und die verschiedenen Vorteile des Werkzeuges zu nutzen. Nach einer ausgiebigen Testphase kann in Ruhe über die Einführung von Microsoft 365 entschieden werden, in das auch Teams gratis eingebunden ist. Doch zunächst bietet die neue kostenlose Teams Version alle Funktionen, die für eine gelungene Projektarbeit nötig sind.

Tools für tolle Teamarbeit

Gerade, wenn für ein bestimmtes Vorhaben externe Experten oder Kollegen eines anderen Standortes im Team sind, kennen sich Mitwirkende oft nur via E-Mail oder Telefon. Doch wenn man über einen gewissen Zeitraum intensiv gemeinsam an einer Lösung, einem Konzept oder einer Strategie arbeitet, hilft es ungemein, ab und an von Angesicht zu Angesicht zu sprechen und auch die nonverbale Gesprächsebene wahrnehmen zu können. Besonders bei kreativen, innovativen Ideen wird oft erst über Gestik und Mimik klar, wie sich der Projektpartner etwas vorstellt. Videoanrufe für Einzel- oder Gruppengespräche lassen sich in Teams mit wenigen Klicks vereinbaren und durchführen. Manchmal ist es aber genau anders herum und Ideen sind viel leichter nachvollziehbar, wenn sie anhand von Tabellen, Zeichnungen oder PowerPoint Präsentationen visualisiert werden. Dafür sind Word, Excel, PowerPoint und OneNote sowie über 140 weitere Anwendungen und Dienste darunter Trello, Evernote oder Apps von Adobe in Teams integriert. Für die Speicherung von Projekt-Dateien stehen jedem der bis zu 300 Anwender je 2 GB zur Verfügung. Sollte das, was gezeigt werden soll, in keinem der unterstützten Formate gespeichert sein, kein Problem! Mit der Bildschirmfreigabe sehen alle Projektkollegen dennoch dieselbe Unterlage vor sich. Dank der uneingeschränkten Suche gehen auch Inhalte aus abgeschlossenen Projekten nie verloren − wer weiß schon, wozu vermeintlich „alte“ Ideen noch einmal nützlich sein können!

Fünf weitere Gründe, Microsoft Teams zu lieben, finden Sie in diesem Video.

Praxisbeispiel: Hilfreich im Arbeitsalltag

Die Zollexperten der IP Zollspedition GmbH aus Ratzeburg in Schleswig-Holstein haben die Potenziale der Digitalisierung sehr früh erkannt und gelernt, sie für sich zu nutzen. Mit der Anforderung, möglichst viele Anwendungen auszulagern und den Administrationsaufwand so gering wie möglich zu halten, entschied sich der Mittelständler für die Rundum-Lösung Microsoft 365 Business und zog seine gesamte IT in die Cloud um. Im Oktober 2017 startete der Rollout mit der Migration der Server zu SharePoint Online, der Einführung von Exchange Online mit Word, Excel, PowerPoint sowie Skype for Business und Microsoft Teams. Letzteres hilft der 53-köpfigen Belegschaft von IP Zollspedition insbesondere bei der Organisation teamübergreifender Projekte.

Wenn Sie jetzt auch Lust bekommen haben, Microsoft Teams kostenlos zu nutzen, registrieren Sie sich noch heute!

*https://www.gpm-ipma.de/know_how/studienergebnisse/makrooekonomische_vermessung_der_projekttaetigkeit_in_deutschland.html

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