Ein Werkzeug für alle Fälle: Microsoft Teams

So geht Arbeiten auch: mit dem Laptop und dem Team im Café.Ein typischer Arbeitstag ist bei den meisten von uns gefüllt mit den unterschiedlichsten Terminen, Aufgaben und natürlich: mit viel Kommunikation. Im modernen Arbeitsalltag sind zusätzlich mehr Mobilität und Flexibilität gefragt. Gut beraten ist dabei, wer über ein gutes Tool für die Zusammenarbeit verfügt. Microsoft Teams ist eine solche Lösung, die alle Aktivitäten unter einem Dach zusammenbringt. Warum das so ist, schauen wir uns in diesem Beitrag an.

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ist es essenziell, schnell und flexibel reagieren zu können – das ist einer ihrer „Unique Selling Points“. Und nicht nur dieser Faktor muss berücksichtigt werden, sondern auch die Tatsache, dass Mitarbeiter und Führungskräfte heutzutage nicht mehr notwendigerweise alle am gleichen Ort sitzen. Im so genannten digitalen Zeitalter wollen Mitarbeiter sowohl vom Schreibtisch im Büro als auch mobil von unterwegs sowie aus dem Homeoffice heraus miteinander arbeiten können. Die moderne Teamarbeit muss also Cloud-basiert und gleichzeitig sicher sein. Kurzum: Die Annehmlichkeiten von modernen Arbeitsplätzen werden nicht nur immer stärker erkannt, sondern auch gefordert – beispielsweise von der zunehmend umworbenen Generation der „Digital Natives“, die längst im Arbeitsleben angekommen ist und entsprechend digital arbeiten will.

Zentraler Arbeitsraum für Teams

In der Kommunikation und Zusammenarbeit ist es also wichtig, ein Tool zu haben, das sich an die Arbeitsweise und Präferenzen seiner Nutzer anpassen lässt. Mit Microsoft Teams als Bestandteil von Office 365 wird für KMUs jeglicher Art und Größe eine eben solche Plattform geboten. Teams ist nicht nur eine Messaging-Umgebung, sondern stellt vielmehr einen virtuellen Arbeitsraum für die interne und externe Zusammenarbeit bereit. Die verschiedenen, dem Nutzer bereits vertrauten Office-Dienste werden alle an einem Ort zusammengebracht, was teamübergreifende Projekte deutlich vereinfacht. Denn Dokumente können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, mit Projektplanungstools behalten Anwender den Überblick über Aufgaben und Meilensteine, und alle relevanten Daten werden an einer zentralen Stelle – für alle Projektbeteiligten gut sichtbar – abgelegt.

Ein weiterer echter Mehrwert für KMUs ist es, dass Audio-, Video- und Webkonferenzen direkt über Microsoft Teams abgehalten werden können, sowohl intern als auch mit externen Teammitgliedern (wie etwa Partnern oder Zulieferern). Das vereinfacht nicht nur das Leben der IT-Administratoren, die damit mehr Zeit für andere Aufgaben haben, sondern erspart auch den Nutzern selbst Zeit – und vielleicht sogar Nerven. Denn das Hin- und Herwechseln zwischen unterschiedlichen Applikationen, bei denen man sich womöglich jedes Mal neu einloggen oder sich auf verschiedene Benutzeroberflächen einstellen muss, entfällt komplett. Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass alle Funktionen webbasiert sind und es neben der Desktopversion auch Apps speziell für mobile Nutzer gibt, d. h. alle Funktionen sind jederzeit und von überall auch mobil zugänglich.

Am besten mal ausprobieren

Da Microsoft Teams eine Plattformlösung ist, lassen sich Services und Werkzeuge ganz individuell anpassen. Microsoft OneDrive, Microsoft Planner, Power BI Dashboards, SharePoint Online etc. aber auch Anwendungen von Drittanbietern können integriert werden. Damit sich Nutzer und Unternehmen an die neue Lösung herantasten können, empfehlen wir Projektteams, zunächst mit ausgewählten Tools zu starten. Durch das Hinzufügen weiterer Funktionen im Laufe der Zeit können dann nach und nach bisher genutzte Insellösungen abgelöst werden.

In diesem Gastbeitrag von IT-Allrounder Dirk Schulze-Bahr lesen Sie, wie die von ihm betreute Event-Agentur die Migration zu Microsoft Teams gestaltet hat und welche Vorteile sie daraus gezogen hat. Diverse Gründe, die für Microsoft Teams sprechen, erfahren Sie in der Aufzeichnung dieses kostenfreien Webcasts; und weitere, ebenfalls kostenfreie Teams-Videoschulungen finden Sie, wenn Sie diesem Link folgen.

Wenn Sie sich vorstellen können, dass Teams auch gut zu Ihrem Unternehmen passt, und gerne herausfinden möchten, ob sich Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit damit tatsächlich steigern lassen, dann probieren Sie doch zunächst einmal unsere kostenfreie Version von Microsoft Teams aus.

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