Die neue Art zusammenzuarbeiten mit Microsoft 365

Ein Gastbeitrag von Dirk Schulze-Bahr, IT-Allrounder und Systemadministrator im Nebenberuf in einer Event-Agentur

Ist „Aktueller_Projektplan_v1_ab_v31_neuNeu“ die aktuelle Datei?

Neulich, kurz vor Abgabe der Präsentation für den Kunden: Per E-Mail werden hektisch die Dateien hin und her geschickt und auf dem Dateiserver liegen fünf „finale“ Dateiversionen plus ein paar Kopien, die durch fehlerhafte Dateisynchronisierung entstanden sind. Der Projekt-Manager hat die undankbare Aufgabe, aus diesem ganzen Chaos eine finale Präsentation für den Kunden zu erstellen. Und am Ende war doch noch eine alte Folie drin. Leider die mit dem Budget…. Kommt das irgendjemandem bekannt vor?

Kommunikations-Chaos im Büro

Das ist eine weit verbreitete Art der Zusammenarbeit: Die Dateien werden per E-Mail ausgetauscht und einer muss den Überblick behalten, um alles dann zusammenzubasteln. Die fortgeschrittene Variante besteht darin, eine zentrale Datei auf einen Server zu legen und jeder arbeitet hinein. Leider kann aber immer nur eine Person in der Datei arbeiten. Das führt dann zu Telefonaten à la „Kannst du bitte mal aus der Präsentation raus? Ich muss meine Änderungen einkopieren“. Oder Dateien werden nicht wieder eingecheckt und der Kollege ist schon im Feierabend. Oder die Dateien sind auf einmal mehrfach da und leider ist nicht ganz klar, welche Folien in welcher Datei nun neu sind.

In der Folge: Langsame und ineffiziente Prozesse und jede Menge Kommunikationsbedarf und Frust über Doppelarbeit bei allen Beteiligten. Kommuniziert wird über alle Kanäle: wahlweise E-Mail, Slack, WhatsApp, SMS oder Skype. Dabei haben nie alle Mitarbeitenden den Überblick über die Kommunikation, da diese in Posteingängen oder WhatsApp-Accounts vergraben ist.

Erste Lösungsansätze: klare Regeln, Online-Speicher

Wir haben mehrere Ansätze getestet: klare Definition eines Workflows mit ein- und auschecken. Hilft leider nicht, da immer mal wieder ein Kollege ausschert und eine lokale Kopie anlegt oder vergisst auszuchecken – zu fehleranfällig. Google Apps war ein Versuch, hier kann man zwar zu mehreren gleichzeitig über einen Browser in einer Datei arbeiten, aber dann fehlt der Funktionsumfang der Anwendungen wie PowerPoint, Excel oder Word.

Und wenn auch noch externe Partner oder der Kunde selbst beteiligt ist, potenzieren sich die Probleme. Von einem Cloud-Service haben wir Links auf Dateien versendet und bekommen vom Kunden das Feedback, dass er sich nicht noch ein Login merken will. Also wird ein offener Link versendet, was nicht gerade die sicherste Methode ist, da jeder mit dem Link Zugriff auf die Datei hat. Bei persönlichen Daten ist das mit der DSGVO ein teures Vergnügen.

Es blieb also die zentrale Frage unbeantwortet: Wie ist es bitte möglich, einfach und effizient und dabei sicher gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten?

Die Lösung: Eine zentrales Tool für den modernen Büroarbeitsplatz

Um diese Frage zu beantworten, benötigt man zwei Dinge: erstens eine leistungsfähige Plattform für die Ablage und gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Und zweitens ein Kommunikationswerkzeug, das E-Mail, Chat, Besprechungen, Telefonie und Videobesprechungen integriert zur Verfügung stellt. All das haben wir bei Microsoft 365 gefunden mit Microsoft Teams und SharePoint. Das alles ist auch kein großer technischer Aufwand vor Ort mehr, da wir die Dienstleistung aus den Microsoft-Rechenzentren aka der Cloud beziehen. Und die eignet sich auch für Kleinunternehmen, wie das Unternehmen für das ich als Teilzeit-Administrator tätig bin.

In der Agentur haben wir Microsoft Teams für die Kommunikation eingeführt, die Vorteile habe ich in einem früheren Post beschrieben, hier nochmal in aller Kürze: Teams ermöglicht den Austausch von Direktnachrichten, themenbezogenen Unterhaltungen, Diskussionen und Chats. Und das Umschalten auf Audio- und Videokonferenzen, wenn es zwischendurch unübersichtlich wird und das persönliche Gespräch erforderlich wird. Alle anderen Tools haben wir abgeschaltet, da Teams auch für Smartphones und Tablets verfügbar ist.

SharePoint und OneDrive als Synchronisations-Client bringen dem Mitarbeiter mittels „Files on Demand“ erstmal alle Dokumente auf seinen lokalen Rechner: Vom Datei-Explorer unter Windows 10 sind alle Dokumente zugänglich – natürlich in Abhängigkeit von den Zugriffsrechten des Mitarbeiters. Lokale Kopien können auf Wunsch auf dem lokalen Rechner gespeichert werden. Für den mobilen Einsatz unter Android und iOS gibt es die OneDrive App. Um an einem Dokument zu arbeiten, wird es vom PC oder Smartphone geöffnet, bearbeitet und das war’s. Punkt. Völlig egal, wer sonst noch gerade in der Datei arbeitet.

Wenn ein oder mehrere Kollegen das Dokument ebenfalls offen haben, sehe ich das zwar, es ist aber auch nicht weiter interessant, da alle Änderungen aller Bearbeiter in Echtzeit in den Dateien gespeichert werden. Heißt auch: Kein frühes und häufiges Speichern mehr nötig, das macht die Office-Anwendung sekündlich. Nochmal: Jeder Bearbeiter kann von jedem Endgerät die Datei öffnen und darin arbeiten, und alle sehen die Änderungen sofort im Dokument.

Sollen externe Personen eingebunden werden, gibt es drei Möglichkeiten der Freigabe. Erstens, der Bearbeiter authentifiziert sich mit einem Microsoft- oder Azure Active Directory-Account. Zweitens, über einen offenen Link. Und drittens, über einen Link in Verbindung mit einem Zahlencode, den nur der Empfänger der Freigabe öffnen kann, wobei der Zahlencode per Mail zur Verfügung gestellt wird.

Damit einhergehend haben wir unsere Arbeitsweise verändert: Es werden nur noch Links auf Dokumente per Outlook oder Teams versendet. Gearbeitet wird dann in einer Datei auf dem Server. Falls mal was schiefgeht, wird die Vorgängerversion des Dokuments aus dem Versionsverlauf wiederhergestellt. Und jeder kann sich darauf verlassen, dass er auf die aktuelle Version der Datei zugreift. Und über die Freigaben können auch Kunden und Partner eingebunden werden.

Als Administrator kann ich flexibel steuern, wer welche Freigaben erteilen darf und wer Zugriff auf welche Dateien hat. Im Security und Compliance Center erhalte ich Berichte über Auffälligkeiten, bspw. wenn eine außergewöhnlich große Anzahl an Dateien gelöscht wird.

In Summe ist das Arbeiten sehr viel einfacher und bequemer geworden und die Prozesse mussten nur minimal angepasst werden. Und da die Mitarbeiter ihren Nutzen deutlich sehen, wurde Microsoft 365 auch sehr gut angenommen.

Die Schulung der Mitarbeiter wurde über die von Microsoft zur Verfügung gestellten Videos durchgeführt und von einem Zwei-Stunden-Workshop ergänzt, in dem spezifische Anwendungsfälle dargestellt wurden.

Ressourcen

So-geht’s-Videos zu OneDrive finden sich hier

So-geht’s-Videos zu SharePoint finden sich hier

QuickStart OneDrive für kleine Unternehmen (maschinell übersetzt)

Administrator-Training für Microsoft 365

Ein Gastbeitrag von Dirk Schulze-Bahr, IT-Allrounder und Systemadministrator im Nebenberuf in einer Event-Agentur


Mehr zu Microsoft 365 – der Rundum-Lösung für den modernen Arbeitsplatz im kleinen oder mittelständischen Unternehmen erfahren Sie unter: https://products.office.com/de-de/business/small-business-solutions

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