5 Excel-vinkkiä toimistotyöntekijälle

Kaikkien aikojen ensimmäiset Excelin SM-kisat ovat nyt käynnissä. Kilpailun päätuomari Heidi Enho esittelee viisi Excel-vinkkiä jokaiselle toimistotyöntekijälle.

5 Excel-vinkkiä toimistotyöntekijälle

Excel on ylivertaisen suosittu väline erilaisten luetteloiden käsittelyssä. Suuri osa käyttäjistä tyytyy kuitenkin Excelin perustoimintoihin, vaikka ohjelma taipuu moneen muuhunkin. Jo muutaman näppärän vinkin hallinta tekee Excelin käytöstä monipuolisempaa ja tuottavampaa.

Ota Heidin vinkit haltuun, ja näytä taitosi Excelin SM-kisoissa. Ehdit osallistua tai haastaa kaverisi vielä 22.10. saakka. Uusimman Excel 2016-version ja viimeisimmät ominaisuudet saat käyttöösi aina näppärästi Office 365 -tilauksen mukana.

Datan käsittely näppärästi taulukoilla

Tunnetko jo hyödyllisen taulukkotoiminnon (table), joka tekee aineiston käsittelystä entistäkin vaivattomampaa? Saat nämä työskentelyä helpottavat toiminnot käyttöön valitsemalla aineiston ja muuntamalla sen taulukoksi komennolla Lisää > Taulukko (Insert > Table). Excelin valintanauhaan ilmestyy Rakenne (Design) -välilehti, josta taulukkoon saa rastittamalla summarivin (total row) sekä yläpuolelle osittajia (slicers), joiden avulla pystyt suodattamaan luetteloa helposti painikkeita napsauttamalla. Taulukko tuo mukanaan myös monia muita hyödyllisiä ominaisuuksia. Kokeile ja ylläty kuinka helppoa työskentely datan parissa voi olla!

Excel_1

 

 

 

 

 

 

Jos tuot Exceliin dataa esimerkiksi tekstitiedostoista tai muista tietolähteistä, tutustu myös datan muokkaukseen tarkoitettuihin Hae & Muunna ( Get & Transform ) -toimintoihin.

Tee ymmärrettävämpiä kaavoja

Kaavoja on helpompi lukea, tulkita ja ymmärtää, kun käytät kaavoissa välilyöntejä. Esimerkiksi:

= (  A2 + B2 – C3  ) / H3 tai

= SUM(  E3:E5;  B3:B17;  K5:K17  ) |  Suomenkielisessä = SUMMA(  E3:E5;  B3:B17;  K5:K17  )

Välilyöntejä voi lisätä laskentaoperaattoreiden ympärille (kuten + tai -) tai vaikkapa funktion argumenttierottimen eli puolipisteen jälkeen. Älä kuitenkaan kirjoita välilyöntejä soluosoitteiden sisälle tai heti funktion nimen jälkeen.

Kun laadit kaavoja taulukoksi muunnetun alueen sisälle, huomaat myös että kaavat ovat kuvailevia, sillä osoitteiden (kuten B5 tai F5:F10) sijaan kaavoissa näkyy aineiston otsikoiden mukaisia tekstejä.

Excel2

 

 

 

 

 

 

Visualisointi helpottaa kokonaisuuden hahmottamista

Liiketoiminnan johtamisen työkaluna Excel on elementissään. Datan visualisointitoiminnot helpottavat havaitsemaan esimerkiksi suuria poikkeamia yhdellä silmäyksellä.  Sen lisäksi että uusimmassa Excel 2016 -versiossa on runsaasti uusia kaaviolajeja (1), lukuja voi visualisoida myös erilaisina ehdollisina muotoiluina, kuten liikennevaloina tai tietopalkkeina (2) tai pieninä solun kokoisina sparklines-kaavioina (3).

Excel3333

 

 

 

 

 

 

 

Löydät sekä uudet kaaviot että sparklines-kaaviot Lisää (Insert) -välilehdeltä.

Excel4

 

 

Ehdollisia muotoiluita on runsaasti ja ne on sijoitettu Aloitus (Home) -välilehdelle.

Excel_6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Yhdessä tekeminen tuo nopeutta

Mitä useampi kokki, sitä nopeampi soppa. Jos Excel-tiedosto on tallennettu Office 365 -kirjastoon tai OneDriveen ja olet jakanut tiedoston kollegoillesi, voitte tehdä selaimella reaaliajassa yhdessä muutoksia tiedostoon Excel Onlinessa. Enää ei tarvitse odotella, että toinen käyttäjä vapauttaa tiedoston, vaan pystytte muokkaamaan samanaikaisesti esimerkiksi budjettityökirjan tai vaikkapa resursointityökirjan eri taulukoita.

Excel_7

 

 

 

 

 

 

 

 

Tee hyvää työtä Excelillä – kaikkialla ja milloin tahansa

Hyvää flow´ta ei kannata kadottaa työkoneen vaihdoksiin. Kun tiedostot ovat pilvessä Office 365:ssa, voit käsitellä niitä laitteella kuin laitteella. Viimeksi työasemassa muokkaamasi tiedostot voi helposti avata vaikkapa puhelimessa tai tabletissa. Pääset vaivattomasti jatkamaan siitä mihin viimeksi jäit. Excelin voi asentaa niin PC-koneisiin kuin Mac-työasemiinkin ja Excel sekä muut Office-sovellukset ovat olemassa myös iOS- ja Android-tableteille ja -puhelimille. Voit muokata tiedostoja myös selaimella maksuttomassa Excel Onlinessa vaikkapa internet-kahvilan tai hotellin tietokoneelta.

Perehdy lisää Exceliin ja muihin päivitettyihin Office 2016 sovelluksiin ilmaisesta pikaoppaasta.

 

 

Heidi_Enho

Heidi Enho | Twitter: @heidienho

Heidi Enho työskentelee Excel ja Power BI –kouluttajana ja vanhempana konsulttina Onsight Helsinki -asiantuntijayrityksessä. Hän on saanut ensimmäisenä suomalaisena ja toisena pohjoismaalaisena Microsoftin arvostetun Excel MVP -tunnustuksen (Most Valuable Professional). Heidi toimii tuomarina Suomen ensimmäisissä Excelin SM-kisoissa. Lue Heidin blogia osoitteessa https://hexcelligent.fi/

Osallistu keskusteluun

2 kommenttia

Your email address will not be published. Required fields are marked *

  1. Kari Mäkelä

    Hei,

    Tuon Excelin soluun muissa soluissa olevia muotoiltuja tekstejä (esim. alaindeksoituja lyhenteitä CO2, N2O jne, joissa nuo numerot ovat alaindeksejä). Nämä alaindeksimuotoilut eivät näytä siirtyvän uuteen soluun. Onko mitään keinoa saada teksti näkymään sellaisena kuin se on lähtösolussa?

    Terveisin Kari

    • Heidi Enho

      Hei Kari,

      Ilmeisesti tarkoitat tuonnilla solujen välistä linkkikaavaa? Valitettavasti linkitettäessä merkkikohtaiset muotoilut eivät periydy tulossoluun.

      Jos tietoja kopioidaan, muotoilut kopioituvat tietenkin myös mukana.

      Terveisin Heidi