Heinola matkalla kohti tulevaisuuden työtapoja

Heinolan kaupunki vaihtoi 2000-luvun alkupuolelta peräisin olevan IT-infrastruktuurinsa Microsoftin pilveen. Pilvipalvelujen käyttöönotto ei ollut Heinolassa itsestäänselvyys, mutta nyt muutos on jo hyvässä vauhdissa. Pilvi on tuonut tietohallinnolle kustannussäästöjä sekä vapauttanut aikaa ylläpitotehtävistä uusien digitaalisten palvelujen kehittämiseen.

Eläkkeelle jäämässä oleva Heinolan kaupungin tietohallintopäällikkö Harri Juuti halusi jättää seuraajalleen perinnöksi modernin IT-ympäristön. Kaupungin vanhentuvien palvelinten ylläpito vei aiempaa enemmän aikaa ja rahaa. Kuntapalvelujen kiihtyvä digitalisaatio asetti sekin uudenlaisia vaatimuksia infrastruktuurille. Tietohallinnossa nähtiin selkeä tarve IT-ympäristön uudistamiselle. Suuri muutos ja omat resurssit kuitenkin mietityttivät.

”Siirtyminen pilveen oli meille osaamisloikka. Kumppanin rooli oli tässä uudessa maailmassa merkittävä – se lyhensi loikkaa huomattavasti”, Juuti kertoo.

Pilviympäristöön siirtyminen vaati IT-asiantuntijoilta uuden oppimista ja työtehtävien muuttumista palvelinten ylläpidosta palveluiden hallintaan. Kumppaniksi muutosmatkalle valikoitui Onrego, kasvava ja ketterä pilvipalveluihin ja digitalisaatioon erikoistunut suomalaisyritys. Kaupungin oma kahden hengen tiimi vastasi hankkeen toteutuksesta Onregon konsulttien ohjauksella ja tuella. Yhdessä rakennettiin moderni IT-ympäristö, joka tukee kuntapalvelujen digitalisaatiota sekä uudenlaisia työn tekemisen muotoja. Käytännön tekeminen oli nopea ja tehokas tapa omaksua uudet järjestelmät, teknologiat ja toimintatavat.

Heinolan IT-ympäristön modernisoinnissa lähdettiin liikkeelle palvelimista. Ratkaisuksi valikoituivat Microsoft Azure ja Hyper-V-virtualisointialusta. Konesalin 35 fyysistä palvelinta korvattiin viiden palvelimen klusterilla. Virtualisointialustalla toimii nykyisellään noin 70 Windows-palvelinta. Kun pilviympäristö oli saatu rakennettua, otettiin kaupungissa käyttöön Office 365 -palvelut.

Aikaa uusille innovaatioille

Palvelinten virtualisointi on tuonut Heinolan kaupungille jo huomattavia säästöjä. Lisäksi kustannuspaineet ovat pienentyneet, sillä pilviympäristössä työ voidaan ostaa palveluna kulutuksen mukaisesti. Konesalin sähkönkulutus on pudonnut kolmannekseen alkuperäisestä.

Koska pilvipalvelu päivittyy automaattisesti, erilliset päivitystarpeet ovat poistuneet. Myös sähköpostihaasteet ovat vähentyneet merkittävästi. Office 365 ja siihen sisältyvät palvelut, kuten Skype for Business, mahdollistavat kaupungin työntekijöille ajasta ja paikasta riippumattoman digitaalisen työn tekemisen. Skype for Business on saanut jo jalansijaa esimerkiksi kokouksissa, joihin voi osallistua nykyään myös etänä. Tämä tehostaa ajankäyttöä sekä vähentää merkittävästi matkakuluja. Kaupungin työntekijöitä kannustetaan käyttämään Skypeä myös muuhun yhteydenpitoon ja asioiden yhteiseen valmisteluun. Uusien palvelujen käyttöönottoa vauhdittamaan on Heinolassa perustettu myös ”viestintäagenttien” ryhmä, joka pyrkii saamaan ihmiset innostumaan uusista palveluista ja opastaa kaupungin työntekijöitä niiden käytössä henkilökohtaisesti.

Pilviloikka on vapauttanut Heinolan kaupungin IT-osastolta runsaasti aikaa palvelinten ylläpidosta ja muusta suorittavasta työstä uuden luomiseen. Käynnissä on muun muassa kuntalaisten sähköistä asiointia ja kaupungin tiedottamista kehittäviä hankkeita. Suunnitelmissa on esimerkiksi rakentaa kaupungin internetsivustolle chat-ikkunoita ja palautejärjestelmä kaupunkilaisten asiointia helpottamaan sekä ohjata venepaikka- ja tilanvarauspalvelut verkkoon.

”Ilman infrauudistusta emme olisi mitenkään pystyneet kehittämään nykyistä toimintamallia. Nyt onkin sitten aika keskittyä siihen, mitä kaikkea muutos mahdollistaa”, Harri Juuti sanoo.

Tutustu tarkemmin Harri Juutin näkemyksiin Heinolan julkishallinnon tulevaisuudesta ja matkasta kohti tulevaisuuden työtapoja katsomalla webinaaritallenteemme.

 

 

Tanja Säde

Tanja Säde  | Twitter: @TanjaSade

Tanja toimii Microsoft Oy:llä vastaten kumppaneiden kautta tehtävästä markkinoinnista keskisuureen yrityskohderyhmään. Hän innostuu uusista teknologisista innovaatioista ja miten ne muuttavat ihmisten ja yritysten arkipäiviä  sujuvammaksi. Vapaa-ajan innostuksen kohteet löytyvät matkustelusta, joogasta sekä koirien ulkoiluttamisesta.

Osallistu keskusteluun

0 kommenttia

Your email address will not be published. Required fields are marked *