La numérisation du travail rend-elle la présence au travail superflue ?

70 % des employés des entreprises suisses doivent se rendre quotidiennement sur leur lieu de travail. Dans le même temps, la nature de leurs tâches ne requiert réellement une présence physique que pour la moitié d’entre eux. Cependant, même si les responsables donnaient leur accord, dans de nombreux cas c’est l’aspect technique qui empêche le développement du concept de Home Office. Environ 40 % des employés ne peuvent exercer leur profession que depuis leur bureau, car ils n’ont pas accès aux données importantes et n’ont aucun moyen de communication avec leurs collègues en dehors de leur lieu de travail. Ces chiffres sont les résultats d’une enquête réalisée par Microsoft en collaboration avec Ipsos MORI et qui avait pour but d’interroger les petites et moyennes entreprises suisses.

C’est un phénomène déjà bien présent dans la sphère personnelle, mais que de nombreux chefs d’entreprise n’ont pas encore intégré : les données doivent être disponibles partout, et à tout moment. Ainsi Les chefs d’entreprise ne tirent pas pleinement profit du potentiel qu’ils ont à disposition. Ceux qui osent franchir le pas et font le choix d’adapter leurs procédures d’entreprise en profitent durablement. Non seulement de manière directe, grâce à des services plus efficaces, mais également de manière indirecte car leurs employés sont plus flexibles et plus mobiles.

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Les procédures de travail numériques surtout sont encore loin d’être la norme : seulement un cinquième des entreprises interrogées a adopté des procédures d’entreprise entièrement numériques, et 44 % se trouvent toujours dans une période de transition.

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Toutefois, un quart des entreprises fonctionnent toujours avec des procédures papier. Dans la plupart de ces situations, les collaborateurs souhaitent accueillir un environnement logiciel amélioré et des modèles de travail plus flexibles. Et ce souhait est petit à petit en train de se réaliser : la numérisation va de pair avec un allègement du travail pour les employés. Fini les courses pénibles ou les copies de documents en double lorsque toutes les procédures sont numériques. Ainsi, les procédures deviennent plus faciles à comprendre pour tout le monde et le risque d’erreur est nettement réduit. Point positif supplémentaire : à partir d’une stratégie numérique, il n’y a qu’un pas pour passer à une stratégie mobile, et accéder ainsi à encore plus de flexibilité pour les collaborateurs.

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Il semble y avoir un décalage entre la réalité du travail et les souhaits des employés. Lorsque les chefs d’entreprise ne proposent pas les infrastructures adaptées, les employés n’hésitent pas à utiliser des moyens détournés. Un tiers d’entre eux envoie des données liées au travail sur leurs adresses électroniques personnelles pour pouvoir continuer à travailler en dehors du bureau, et environ 20 % des collaborateurs utilisent même des services de Cloud. Ce n’est cependant pas un secret : dans 95 % des cas, l’employeur est bien au courant de ces pratiques. Outre les efforts inutiles que cela demande, cette manière de procéder de la part des employés présente également des risques de sécurité accrus lorsque les données sont stockées de manière non protégée sur des serveurs privés et qu’elles échappent au contrôle et aux procédures internes de l’entreprise.

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C’est justement sur le sujet de la numérisation que les chefs d’entreprise devraient donner plus d’importance aux idées et aux souhaits de leurs collaborateurs. Car pour eux, le travail n’est pas uniquement synonyme de salaire. De manière générale, la culture d’entreprise joue un rôle presque aussi important que le salaire pour de nombreux employés. L’effet positif pour les entreprises est très clair : des employés satisfaits sont des salariés plus productifs. Un double gain pour les chefs d’entreprise qui réorganisent leurs procédures de manière plus efficace et qui en font profiter leurs collaborateurs.

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Miser sur des stratégies personnalisées

Les moyens techniques sont présents depuis bien longtemps et sont utilisés par les collaborateurs – que leur responsable le veuille ou non. C’est notamment l’une des raisons qui font que les employeurs laissent passer des chances lorsqu’ils ne sautent pas dans le train du numérique comme leurs concurrents. Presque deux tiers des employés utilisent déjà quotidiennement un ordinateur portable pour leur travail. Le taux d’équipement en smartphones et en tablettes en Suisse est d’ailleurs supérieur à la moyenne européenne. L’utilisation simultanée de différents appareils n’est donc plus un obstacle. Les solutions logicielles appropriées ne s’adaptent pas seulement à un seul appareil, mais elles permettent une utilisation sur plusieurs appareils et donc une flexibilité totale. Il est ainsi possible d’utiliser Microsoft Office 365 sur n’importe quel appareil et, grâce à Microsoft OneDrive Business, le collaborateur n’a pas besoin d’être en ligne pour travailler car les données seront automatiquement synchronisées lorsqu’il disposera à nouveau d’une connexion Internet. Peu importe que les appareils appartiennent à l’entreprise ou non : le concept de Bring Your Own Device (BYOD) fait désormais partie de la vie quotidienne de l’entreprise. Avec un environnement logiciel adapté et un système d’autorisation bien pensé, les collaborateurs peuvent bénéficier de l’ensemble des possibilités techniques disponibles : au travail sur un ordinateur fixe ou portable ou alors en déplacement ou en rendez-vous client sur une tablette ou un smartphone. Tous les contenus sont actualisés en direct et immédiatement accessibles. Les voies hiérarchiques sont ainsi véritablement raccourcies.

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Les inquiétudes relatives à la sécurité empêchent encore de nombreux chefs d’entreprise d’adopter une stratégie entièrement mobile. Ils peuvent ainsi déterminer les données qui doivent être stockées dans une infrastructure Cloud sécurisée ou à quelles données serveur leurs employés ont accès à distance. Dans tous les cas, le chef d’entreprise préférera des solutions sur mesure qui offrent aux collaborateurs un accès sécurisé aux données de l’entreprise, où qu’ils se trouvent. Tout ceci, sans que la collaboration entre les employés n’en pâtisse. Ici, le mot-clé est collaboration : qu’il s’agisse de discussions spontanées et informelles ou d’échange de données, il est toujours facile de comprendre les grandes lignes et toutes les personnes concernées ont directement une vue d’ensemble de la situation.

Les procédures d’entreprise numériques dans la pratique

Martin Jucker, membre du Comité de direction de l’entreprise Jucker Farm AG, est résolument convaincu du succès de ces méthodes. Avec 300 employés répartis sur quatre sites, l’activité commerciale aurait bien du mal à être rentable sans procédures électroniques. Le thème de la mobilité lui tient particulièrement à cœur, car la majeure partie de ses employés a besoin d’être mobile. Il a donc mis en place une stratégie BYOD afin qu’ils puissent être joignables lors de leurs déplacements. Le système nerveux numérique de la société est composé de deux éléments essentiels : Microsoft Office 365 avec Exchange, Office, Skype for Business, Sharepoint Online, OneDrive for Business du côté de l’utilisateur et Microsoft Azure avec le système de sauvegarde adapté du côté de l’infrastructure.

« Nous avons choisi la technologie Microsoft, car les différents éléments interagissent de manière optimale. » Martin Jucker, Jucker Farm AG

Les prochaines étapes : ne pas louper le coche

Le numérique s’est invité depuis bien longtemps dans le quotidien des entreprises. C’est une raison suffisante pour considérer un changement de stratégie. Grâce à des solutions personnalisables parfaitement adaptées à leurs exigences, les entreprises gagnent en mobilité et en flexibilité. Et les résultats donnent raison à ceux qui osé franchir le pas : environ un tiers des entreprises profite d’une amélioration de la communication interne et de la collaboration, et un quart a vu sa productivité augmenter.

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Cela a notamment pour conséquence de permettre un accès plus rapide aux données et de donner la possibilité aux employés de choisir le lieu et les horaires de travail. Selon une étude du Boston Consulting Group environ un quart des PME ayant mis en place une stratégie mobile voient leur chiffre d’affaires augmenter jusqu’à deux fois plus vite et créent jusqu’à huit fois plus d’emplois que leurs concurrents. Bénéficiez donc dès à présent d’un large éventail de solutions disponibles et placez votre entreprise sur la voie de la croissance !

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