Transformation digitale des RH : quels outils pour les PME ?

Transformation digitale des RH : quels outils pour les PME ?

Plus besoin d’investir des sommes démesurées pour s’équiper : dans le domaine des RH en particulier, les solutions apportées par le cloud et les nouvelles technologies – des réseaux sociaux aux plateformes collaboratives – se révèlent particulièrement bien adaptées aux besoins des petites et moyennes entreprises. A quels enjeux ces outils permettent-ils de répondre ? Comment peuvent-ils vous aider à mieux piloter vos ressources humaines ? Tour d’horizon !

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Le digital impacte tous les métiers et secteurs, y compris les ressources humaines. Aujourd’hui, de nombreux outils sont disponibles pour aider les petites structures à gérer au mieux ce qui est au cœur de leur valeur ajoutée : leurs collaborateurs. En effet, grâce aux nouvelles technologies, les PME, qu’elles soient ou non dotées d’un département dédié, peuvent en effet profiter de solutions similaires à celles dont bénéficient les grands groupes.

Logiciels RH : gagner du temps sur l’administratif… et bien plus encore

Les PME sont de plus en plus nombreuses à s’équiper de logiciels dédiés à la gestion des ressources humaines. Pourquoi ? Déjà, parce qu’avec le cloud et le mode SaaS, ils sont bien plus accessibles qu’il y a encore quelques années. Faciles à déployer, ils permettent de gagner un temps considérable en automatisant certaines tâches chronophages et de rassembler en un point unique toutes les données concernant leurs collaborateurs (personnelles comme les coordonnées ou le numéro de sécurité sociale, mais aussi professionnelles : congés, absences, formation…). Les gains ? Outre le temps, un vrai soutien opérationnel pour la gestion RH – dans tous ses aspects. 

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Très concrètement, la plupart des éditeurs proposent des solutions modulaires, suffisamment flexibles pour s’adapter à différents enjeux. Souvent, c’est la digitalisation du volet administratif/paie qui entraîne le déploiement d’un logiciel RH. En fonction de ses besoins, la PME pourra ensuite ajouter des briques pour la gestion des plannings ou même pour les parties carrière et recrutement.

Des solutions comme TalentSoft aident ainsi les entreprises à mieux se valoriser en tant qu’employeur (création d’un site « marque employeur », géolocalisation des offres d’emploi, centralisation des interactions avec les candidats…) et à construire des plans de formation et de développement RH.

Les PME qui disposent déjà d’un ERP (Enterprise Resource Planning – une solution qui gère au travers d’un logiciel et d’une base de données uniques de nombreuses fonctions de l’entreprise), peuvent bien sûr y ajouter un module ressources humaines. Les applications dédiées aux ressources humaines de Microsoft Dynamics AX permettent par exemple de prendre en charge la totalité du processus de recrutement : notification de postes vacants, recherche de candidats, premiers contacts, entretiens, saisie des évaluations, sélection et embauche…

Des outils qui bousculent nos façons de travailler

Les nouvelles technologies changent radicalement la façon dont nous travaillons en équipe, ce qui offre des énormes opportunités d’un point de vue RH, à condition de savoir en profiter. Pour que les collaborateurs puissent s’organiser en structures plus horizontales et plus souples, il faut leur donner les moyens d’être toujours plus réactifs et de pouvoir partager facilement des informations.

Un exemple ? Pour optimiser le travail avant et pendant les réunions, la société de gestion d’actifs financiers Monségur Finance s’appuie sur OneNote. L’ordre du jour est établi dans un document partagé et chacun peut ensuite y intégrer des éléments pour réaliser un compte-rendu en temps réel.

C’est aussi dans cette optique qu’ont été conçus des outils comme Microsoft Teams, ou Yammer. Intégrés à la suite Office 365, ils permettent de profiter d’un véritable hub qui regroupe tous les outils et documents indispensables à une collaboration efficace, accessibles en un clic, sur une seule interface, et sur tous les devices.

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« Les outils collaboratifs n’ont jamais été aussi faciles d’accès », explique Enguerrand de Carvalho. « Ils permettent à l’entreprise d’être plus agile et flexible, en favorisant la circulation rapide d’informations d’un pôle à l’autre », ajoute le chroniqueur spécialisé dans les nouvelles technologies.

C’est ainsi que l’agence de marketing opérationnel Mediadev permet à ses 50 collaborateurs de collaborer depuis l’Europe, l’Afrique ou le Pacifique. Grâce à la suite Office 365, les salariés peuvent accéder à tous les fichiers dont ils sont besoin et ce, quel que soit l’endroit où ils se trouvent et le terminal qu’ils utilisent : « Aujourd’hui les collaborateurs peuvent traiter leurs courriers sur un iPhone, par exemple, et retrouver le message envoyé dans leur Outlook version bureau, tout est synchronisé. Plus besoin d’aller fouiller dans les courriers électroniques ou sur les espaces de stockage, ils ont directement accès aux informations dont ils ont besoin pour être efficaces rapidement, indique Fabrice Maunier, le directeur des opérations. En termes de souplesse de travail et de productivité, c’est tout simplement fabuleux. »

Ajoutez à cela Skype et vous pouvez également offrir à vos salariés la possibilité de télétravailler, de chez eux ou depuis un espace de coworking. Pour Baptiste Broughton, cofondateur de Neo-nomade  et spécialiste du sujet, c’est d’ailleurs « un nouvel outil d’agilité pour les PME » qui implique néanmoins « d’accepter de lâcher prise et de repenser l’organisation de ses équipes »… Et qui oblige donc les managers à s’adapter en entretenant le lien social malgré la distance et en appliquant des règles claires.

Recrutement : rendez-vous sur les réseaux sociaux !

Dans le domaine spécifique du recrutement, en complément des solutions logicielles, les réseaux sociaux sont une source de talents à ne surtout pas négliger. Des réseaux spécialisés comme LinkedIn sont une mine précieuse de profils intéressants. Comment trouver la perle rare ? Faites jouer vos réseaux professionnels et n’hésitez pas à être actifs sur les groupes de discussion de vos secteurs d’activité : vous gagnerez ainsi en visibilité auprès des candidats.

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Twitter peut également se révéler être une façon rapide et efficace de recruter. C’est particulièrement vrai pour des profils de la génération Y, surtout pour des postes à forte dominante technologique ou informatique. Les bons hashtags suivi d’un lien vers la fiche de poste peuvent vous permettre d’atteindre des candidats qui n’auraient pas vu votre offre autrement. Avantage principal : la gratuité et l’effet démultiplicateur (pour peu que vous entreteniez votre présence en ligne).

Logiciels RH, ERP, réseaux sociaux, espaces collaboratifs en ligne… Tous les outils sont à votre disposition pour mener à bien la transformation RH de votre entreprise et ainsi être plus productif, tout en profitant des nouvelles formes de collaboration, pour une entreprise plus innovante et plus agile…. Alors, qu’attendez-vous ?

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