Seis maneiras para tornar reuniões virtuais mais eficientes

Quando foi a última vez que você teve uma reunião presencial? Vamos admitir: os encontros de trabalho de hoje estão se tornando cada vez mais móveis e conectados por diferentes locais. Mas, apesar de reuniões online ou virtuais serem convenientes de diversas maneiras, elas também diminuem a responsabilidade do participante, deixando mais espaço para a perda de atenção. E, quando as pessoas estão distraídas, as reuniões perdem o foco e demandam mais repetição.

Para manter o controle das suas reuniões — e da sua agenda — confira seis dicas para transformar a sua rotina.

1. Defina a pauta

Os participantes da reunião podem estar localizados no mesmo prédio ou ao redor do mundo. O importante é que todos estejam na mesma página. Inclua os tópicos da reunião no conteúdo no convite de agendamento ou envie um documento 24 a 48 horas antes da hora designada. Isso dará a todos os participantes a chance de definir suas expectativas em relação aos objetivos do encontro. E, claro, se você é o destinatário da pauta de reunião, leia-a! Mesmo que esteja familiarizado com os tópicos do projeto ou discussão, você pode obter informações importantes sobre as perspectivas e preocupações apresentadas para não ser pego de surpresa.

2. Prepare suas anotações e perguntas

Quer sua reunião tenha ou não uma pauta definida, certifique-se dos seus objetivos. Procure juntar qualquer anotação ou histórico que você possa precisar para referência, bem como suas perguntas. Ter uma lista ou itens preparados aliviará a pressão de ter que pensar em qualquer pergunta na hora e permitirá que você se envolva na discussão em questão. Sinta-se à vontade para anotar suas perguntas na pauta, se houver uma, ou prepare suas anotações com antecedência, com os objetivos ou ideias iniciais no alto. Qualquer que seja o seu estilo de preparação, seguir essa prática garantirá que você se lembre da sua própria pauta no dia da reunião.

3. Examine a sua tecnologia

Não importa se for a primeira reunião online ou sua milionésima, certifique-se de que você sabe usar os seus recursos de tecnologia. Confirme a forma de entrar e como os seus alto-falantes funcionam. Se você precisar da internet para acessar a sua conferência ou os seus e-mails ou anotações (pertinentes à reunião), verifique o Wi-Fi. Frustrações iniciais geralmente acontecem quando uma pessoa precisa de mais um minuto para acessar a linha de conferência. Não seja esta causa — esteja na sala de conferências cedo e entre.

Foto de uma mulher sentada na frente de um computador fazendo uma reunião virtual

4. Compartilhe sua tela

Se você estiver revisando qualquer informação com materiais visuais ou estatísticas complementares, ou se você se referir a documentos externos, certifique-se de que todos poderão acompanhá-lo. Compartilhe sua tela para que você possa direcionar a atenção dos ouvintes e manter todos na mesma página. Isso pode evitar interrupções como “Espere! Onde estamos?”, bem como “Só um momento, preciso encontrar a página certa.” Compartilhar a sua tela elimina a necessidade de pausas e momentos de confusão. Mas lembre-se: se você estiver compartilhando a sua tela, certifique de desativar quaisquer programas de e-mails, ligações, serviços de mensagem ou notificações para evitar interrupções.

5. Seja direto

Um dos desafios das reuniões virtuais é saber quem está prestes a falar e quem precisa interromper. Com base nos participantes e suas personalidades, reuniões virtuais podem variar desde aquela em que todos falam ao mesmo tempo até outras com longas pausas quando alguém termina de falar. Para evitar a sobreposição de vozes ou os longos silêncios, formule perguntas especificamente para outros participantes da reunião. Se as pessoas estiverem trabalhando juntas ou dependendo de outras etapas do processo para continuar, não tenha medo de perguntar especificamente se elas têm algo a acrescentar ou perguntas adicionais. Sendo direto ao mudar o rumo da conversa, você garante a maximização do tempo da reunião e a participação de todos.

6. Valorize sua personalidade

Reuniões online, por telefone ou virtuais podem ser entediantes — você não tem a linguagem corporal para ver como as pessoas estão reagindo ou se estão acompanhando. Para remediar a possibilidade de perder a atenção das pessoas, valorize a sua personalidade. Seja tão cativante quanto você seria pessoalmente, ou ainda mais, dependendo da reunião. O entusiasmo envolverá a sua audiência e a manterá concentrada no tópico apresentado. Eles não vão querer se distrair, principalmente se você tem o hábito de se dirigir diretamente a alguém para saber sua posição sobre determinado assunto. Com todos comprometidos com a reunião, os temas serão abordados rapidamente, e você cobrirá mais material em menos tempo.

Qualquer que seja o formato da reunião, não há motivo para se perder no ambiente virtual. Estando preparado e envolvendo os seus colegas, as suas reuniões serão claras e condizentes com os seus objetivos.

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