Oito dicas de produtividade para empreendedores

 Confira medidas que vão te ajudar a fazer mais em menos tempo – sem precisar recorrer às multitarefas

Como proprietário de uma pequena ou média empresa, você é o “trabalhador de talentos múltiplos” – a pessoa que faz diversas tarefas. E, para conseguir realizar mais em menos tempo, trabalhar em muitas atividades simultaneamente se tornou parte da sua vida. Mas, de acordo com um estudo elaborado pela Psychology Today, apenas 2% das pessoas conseguem se encarregar de multitarefas com eficiência – e o restante acaba reduzindo a sua produtividade sem nem mesmo perceber.

A Inc. relata que, quando tentam administrar duas ou mais atividades ao mesmo tempo, as pessoas fazem o pior em ambas, porque o cérebro humano não foi criado para multitarefas. Então o que um empreendedor sempre ocupado como você deve fazer?

A resposta é: foco. Embora pareça simples, todos sabemos o desafio de conseguir manter-se sempre focado durante a rotina. Preparamos oito medidas de produtividade que você pode adotar para fazer mais em menos tempo – sem precisar recorrer às multitarefas.

1. Trate suas tarefas como compromissos com clientes

Estruture o seu dia reservando tempo para as tarefas em sua agenda e trate-as como se fossem reuniões que você jamais perderia com clientes importantes. Entre as atividades, encontre tempo para responder aos e-mails, mensagens e ligações – ou dê uma rápida caminhada para espairecer.

2. Automatize atividades que consomem muito tempo

Para empreendedores, uma das melhores dicas de produtividade é automatizar tudo o que puder. Com a tecnologia certa, você pode conectar os seus aplicativos mais importantes e automatizar as ações com base em cenários comuns. Alguns permitem que você responda a comentários de mídias sociais e, simultaneamente, adicionam aquele usuário à sua lista de e-mail marketing.

Já outros apps possibilitam que você crie notificações push que te ajudam a identificar quando o seu cliente mais importante – ou um cliente em potencial – mandar uma mensagem para você. É apenas uma questão de encontrar a ferramenta certa para a sua forma de trabalhar.

3. Utilize suas características a seu favor

Se você é mais criativo pela manhã, acorde mais cedo que sua família, leve o seu laptop para um local silencioso da sua casa (ou vá ao seu escritório) e comece a trabalhar. Caso você se sinta melhor à tarde, desligue o seu telefone após o almoço, feche os seus aplicativos de e-mail e concentre-se por uma ou duas horas. Ao se permitir tempo para trabalhar quando você é mais criativo e eficiente, você produz mais e em menos tempo.

Foto de uma mulher na cozinha de uma casa checando o celular durante a manhã

4. Dedique tempo para criar uma área de trabalho funcional

Faça o que puder para criar um espaço que enriqueça o seu trabalho. Ao eliminar distrações e reorganizar seu espaço, você consegue projetar um local que o ajuda a se concentrar e, assim, ser mais produtivo. Apenas certifique-se de manter a sua área suprida de tudo o que você precisa para trabalhar – e dedique alguns minutos no final do dia para organizar o seu espaço para o dia seguinte.

5. Faça uma lista de tarefas e prioridades

Sempre se prega a produtividade, mas isso só funciona quando você sabe exatamente o que tem que fazer – e o que é mais importante para o seu negócio. Com isso em mente, você pode trabalhar primeiro no que mais importa e tratar do restante mais tarde. No final do dia, dedique 10 minutos para reorganizar sua lista de tarefas e planejar o seu trabalho para saber exatamente por onde começar no dia seguinte.

6. Torne sua vida mais fácil com a tecnologia certa

Se os seus clientes usam um programa específico para criar arquivos, ou se a maioria deles usa um programa de mensagens específico para se comunicar, invista neles. Pode ser que custe um pouco mais do que você esperava, mas isso tornará a sua vida mais simples e a comunicação mais eficiente. E evitará que você perca horas, ou dias, buscando uma alternativa.

7. Determine um dia da semana sem reuniões

De acordo com um estudo da Microsoft, 60% dos profissionais consideram reuniões improdutivas. Contudo, quando você tem uma pequena ou média empresa, essas reuniões geralmente são inevitáveis. De qualquer forma, elas não precisam predominar sobre o seu trabalho.

Para manter o controle das reuniões, experimente dizer “não” às reuniões um dia por semana. Conseguindo um dia inteiro para se concentrar no trabalho, você pode acelerar projetos maiores, tratar de tarefas menores, manter a sua lista de tarefas em dia e dedicar tempo para encontrar novas maneiras de fazer a sua empresa crescer.

8. Encoraje a amizade

Você pode almoçar com os seus funcionários, criar uma área de café para que todos possam conversar, organizar um happy hour mensal, uma festa informal ou até mesmo uma caminhada em grupo. Uma pesquisa recente mostrou que ter amigos no trabalho é essencial para o sucesso profissional.

Promover amizades significativas no ambiente corporativo gera cultura de responsabilidade e produtividade, assim como facilita a execução de funções com mais dedicação, gerando bons resultados.

Para conseguir mais do seu dia, você não precisa fazer grandes mudanças drásticas. Pelo contrário, a maioria das dicas de produtividade servem para fazer pequenos ajustes na sua agenda ou para mudar a sua forma de organizar o seu trabalho. Use o que você gosta e deixe de lado o que não se aplica ao seu caso – e descubra uma abordagem para o seu trabalho que funcione para você.

Três pessoas sentadas em cadeiras dentro de uma sala de reunião

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